Shchbooks.ru

Электронные книги Books
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Все нюансы написания объяснительной записки несколько примеров объяснительных на работе

Все нюансы написания объяснительной записки + несколько примеров объяснительных на работе

Если сотрудник опоздал, появился на рабочем месте в нетрезвом состоянии или как-то иначе нарушил трудовую дисциплину, работодатель вправе потребовать с него письменное объяснение такого поведения. Причём согласно ч. 1 ст. 193 ТК РФ. сделать это нужно до наложения дисциплинарного взыскания.

Как написать объяснительную на работе? Можно ли отказаться от её написания? Что должно быть указано в письме? В какие сроки нужно представить документ? В этой статье мы ответим на все самые важные вопросы, а также объясним, какое юридическое значение имеет этот документ?

Зачем объяснительная начальнику?

Устраиваясь на работу, человек принимает обязательства по соблюдению трудовой дисциплины, что предписана для всех сотрудников организации. Эти правила регулируются трудовым кодексом, локальными и нормативными актами, и, если таковой имеется – коллективным договором.

Как писать объяснительную на работе, чтобы не наказали? Образец правильной объяснительной

Если работник нарушает трудовую дисциплину или должностные обязанности, то работодатель, согласно статье 192 ТК РФ, имеет право привлечь его к дисциплинарной ответственности. Существует три вида дисциплинарных взысканий:

  1. Замечание.
  2. Выговор.
  3. Увольнение.

Других видов дисциплинарного взыскания не существует! Работодатель не имеет права лишить сотрудника премии в качестве наказания за проступок.

Также сто́ит понимать, что нарушением трудовой дисциплины считаются только те проступки, которые были совершены исключительно по вине работника. Если руководитель дал подчинённому задание, но не проинструктировал его или не обеспечил необходимым оборудованием – вины работника в неисполнении трудовых обязанностей и полномочий не будет и привлечь его к ответственности нельзя.

Перед тем как наложить дисциплинарное взыскание, нужно учесть тяжесть совершенного проступка и оценить все обстоятельства. Именно для этой цели работодатель должен запросить у исполнителя объяснительную.

В нормативно-правовых актах нет особого указания о том, каким образом сто́ит требовать объяснительную – в устном или письменном виде. Письменная форма применяется в том случае, когда работодатель и сотрудник не могут уладить ситуацию в устной форме.

Право требовать у работников написание объяснительной записки работодатели получили в 1918 году, т. е. с момента появления Кодекса законов о труде.

Если в советском трудовом кодексе сроки написания указаны не были, то сейчас на письменное оправдание своего проступка на рабочем месте или прогула даётся не менее двух рабочих дней. Любые дисциплинарные взыскания до истечения этого срока будут считаться незаконными, что делает написание объяснительной записки для работников дополнительной гарантией своей безопасности.

Объяснительная записка: практическое и юридическое значение

Объяснительная записка – это документ, в котором сотрудник даёт пояснение руководителю, почему он совершил тот или иной проступок: опоздал, прогулял, потерял важные бумаги и т. д. Грамотно составленная объяснительная может помочь руководителю лучше разобраться в сложившейся ситуации и принять справедливое решение.

Отказ от написания объяснительной в большинстве случаев приравнивается к признанию вины, что приводит к увольнению или взысканию.

Что же касается юридического значения, то порядок требования объяснительной с провинившегося работника, прописан в трудовом кодексе. Простыми словами его можно описать следующим образом:

  1. После того как работник провинился, работодатель должен запросить у него письменное объяснение причин произошедшего.
  2. Работнику предоставляется до трёх рабочих дней, чтобы подготовить объяснительную. (статья 193 ТК РФ).
  3. Если сроки вышли, а сотрудник так и не предоставил письменного объяснения своего проступка – об этом составляется акт. После этого работодатель требует наказать работника одним из дисциплинарных взысканий. (статья 192 ТК РФ).
  4. Когда работодатель получает от подчинённого объяснительную или отказ её писать – для него открываются два варианта дальнейшего развития событий. Первый вариант: он может простить работнику проступок, если посчитает, что к его совершению привели уважительные причины. Вариант второй: в течение месяца с момента обнаружения проступка работодатель может издать приказ о дисциплинарном взыскании. Такой приказ нужно предъявить провинившемуся сотруднику на подписание в течение трёх дней с момента её издания.
  5. Провинившийся исполнитель либо соглашается с приказом, либо обжалует его в государственной инспекции труда или в суде.

Отказ от ознакомления с приказом не делает документ недействительным

Даже если работник откажется от ознакомления с приказом о дисциплинарном взыскании – это не сделает документ недействительным.

Основные причины написания объяснительной записки

Если работник не смог в полной мере выполнить должностные обязанности, он должен объяснить, какие причины этому поспособствовали. Это может быть:

  • Опоздание к началу рабочего дня. Для подтверждения своей невиновности нелишним будет приложить справку или повестку.

Опоздание на работу

  • Невыполнение или некачественное выполнение должностных обязанностей. Это может быть работа, выполненная таким образом, что она вообще не несёт никакой пользы или обременяет других сотрудников.
  • Отсутствие на рабочем месте в течение дня. Если это был прогул – работник будет привлечён к дисциплинарному взысканию. Если же не нахождение на рабочем месте обусловлено выполнением поручений начальства или как-либо может быть подтверждено документально, проблем не возникнет.
  • Нарушение правил безопасности, приведшее к рискам для самого́ сотрудника, его коллег или всего предприятия.
  • Халатное обращение с оборудованием, что привело к повреждению имущества предприятия.
  • Исполнение должностных обязанностей в состоянии алкогольного или наркотического опьянения. В этом случае работник обязуется пройти освидетельствование, после чего составляется акт.
  • Экономические нарушения/недонесение руководству предприятия о приводящихся работах.

Если руководитель требует от вас написать объяснительную, постарайтесь приложить максимум дополнительной информации и оправдательных документов. В большинстве случаев это помогает избежать наказания.

Каких видов бывают объяснительные записки?

Среди всех объяснительных записок чаще всего встречаются следующие документы:

  1. Оправдательного характера. Применяются в том случае, когда сотрудник компании признаёт свою виновность.
  2. Пояснительные записки. Составляются, когда нарушению должностных обязанностей поспособствовало стечение обстоятельств, на которые сотрудник никак не мог повлиять. Неправомерные действия также могли быть совершены третьими лицами, о чём также нужно упомянуть.

Как писать объяснительную на работе? Порядок составления документа

Единой типовой формы составления данного документа не существует. Основной акцент сто́ит сделать на изложении хронологии событий и своей версии случившегося. А также обосновать согласие или несогласие с дисциплинарным взысканием.

Порядок составления объяснительной

Стандартный образец объяснительной записки на работе выглядит следующим образом:

  1. Шапка – в ней указываются данные об адресате в дательном падеже и отправителе в родительном.
  2. Основной текст – должен быть составлен в деловом стиле и содержать сухое изложение фактов и хронологий событий инцидента без риторических отступлений.
  3. Объяснение причин – пояснение обстоятельств, что привели к возникновению сложившейся ситуации.
  4. Признание вины или аргументированное обоснование невиновности.
  5. Приложение документов, что способны подтвердить невиновность сотрудника или снизить тяжесть его провинности.
  6. Дата составления документа и подпись автора.

Составляйте документ в двух экземплярах. Один предоставьте начальнику, а второй, после получения отметки ответственного лица, оставьте у себя. Он послужит подтверждением своевременно предоставленной информации о проступке.

Примеры объяснительной записки на работе

Ниже мы рассмотрим несколько вариантов грамотно составленных записок.

Образец объяснительной об опоздании на работу

От менеджера Марины Анатольевны Сидоровой

18 сентября 2015 года я опоздала на работу на 1 (один) час (пришла в 11 часов 00 минут) по причине, что на линии метро Купчино было приостановлено движение поездов. До офиса мне пришлось добираться наземным транспортом, что отняло гораздо больше времени. Прошу принять во внимание, что это моё первое опоздание за 5 лет работы в ООО «Успех».

Читайте так же:
Как заключить договор на расстоянии

М. А. Сидорова (подпись).

Образец объяснительной по семейным обстоятельствам

От менеджера Марины Анатольевны Сидоровой

Я, Сидорова Марина Анатольевна, опоздала на 3 часа (три часа) к началу рабочего дня. Причина: заболел мой ребёнок. Утром я разбудила дочь в детский сад и обнаружила, что у неё высокая температура 38.1. Я вызвала скорую помощь и попросила приехать свою маму, так как оставить пятилетнюю дочь одну я не смогла. По приезде скорой ребёнку поставили жаропонижающий укол, а также врачи посоветовали вызвать участкового педиатра. Прилагаю справку, подтверждающую, что моя дочь действительно нуждалась во врачебной помощи.

М.А. Сидорова (подпись).

Образец объяснительной о невыходе на работу

От менеджера Марины Анатольевны Сидоровой

18 сентября 2015 года я ехала на работу на маршрутном такси № 123. В связи с тем, что транспортное средство попало в ДТП, столкнувшись с легковым автомобилем, я получила сильный ушиб и без сознания была доставлена в областную больницу №1. Там мне была оказана первая медицинская помощь. В больнице я пробыла до 20:00 часов. Так как смартфон за это время разрядился – сообщить о неявке у меня не было возможности.

Для подтверждения факта нахождения в больнице прилагаю справку. Прошу учесть моё состояние здоровья и не применять дисциплинарного взыскания.

М. А. Сидорова (подпись).

Образец объяснительной о допущенной ошибке

От бухгалтера Марины Анатольевны Сидоровой

18 сентября 2015 года я оформила поручение на оплату счёта №325 от 17.09.2015. В ходе оформления мной была допущена ошибка при указании реквизитов расчётного счёта получателя средств из-за чего оплата услуг ООО «Аквалайф» поступила с задержкой, и услуги нашему офису были оказаны позже установленного срока. Свою вину признаю, ошибка была допущена мной из-за спешки, связанной с большой загруженностью в течение рабочего дня. Впредь обещаю относиться к заполнению документации с большей внимательностью и не допускать подобных проступков.

М. А. Сидорова (подпись).

Объяснительная, пример

Что будет, если отказаться от написания объяснительной записки?

Подчинённый может отказаться от предоставления объяснительной. Наказания или дисциплинарного взыскания за отказ не предусматривается законом.

Руководитель не вправе принуждать сотрудника писать объяснительную. Однако, стоит понимать, что отказ не освобождает служащего от ответственности за совершенное нарушение.

В этом случае руководитель составляет акт об отказе сотрудника в предоставлении письменных объяснений, подписанный двумя свидетелями. Запрос объяснительной – это обязанность руководства. Отказ от её написания – право работника.

Отказ от составления документа – это не всегда разумное решение. Начальство может расценить гордое молчание, как признание того, что проступок был совершён намеренно. Объяснение же причин нарушения трудовой дисциплины с прикреплёнными доказательствами невиновности могут сгладить ситуацию.

Если же конфликт уже разгорелся, несмотря на эмоции обеим сторонам стоит обезопасить свои позиции юридически. Для работодателя этой самой безопасностью может стать запрос объяснений в письменной форме, а для подчинённого – предоставление объяснительной в установленные сроки.

Какую информацию содержит акт об отказе?

Если провинившийся работник отказывается от написания объяснительной записки – работодатель должен составить акт на основании данного факта. Правильное оформление документа во многом определит степень его юридической значимости.

При оформлении стоит использовать форму, установленную требованиями ГОСТа, содержащую следующие реквизиты:

  1. наименование организации;
  2. заголовок, включающий вид и наименование документа;
  3. дата составления акта;
  4. регистрационный номер документа;
  5. подпись руководителя и двух членов комиссии, что участвуют в составлении акта;
  6. гриф утверждения (опционально).

В документе обязательно должно быть изложено нарушение, от объяснения которого отказался работник и причина отказа. Провинившийся сотрудник должен ознакомиться с составленным актом под подпись.

Акт об отказе от объяснительной

Заключение

Написание объяснительной записки – это не подписание «смертного приговора» что ведёт к неминуемому увольнению. Но всё же стоит приложить максимум усилий, чтобы доказать начальнику свою невиновность или раскаяние в содеянном. В большинстве случаев готовность к диалогу с обеих сторон развеивает сгустившиеся тучи над рабочим местом и налаживает климат в коллективе.

Процедура наложения дисциплинарных взысканий: 6 важных этапов

Бухгалтерская неделя

Саму процедуру по применению дисциплинарного взыскания условно делят на 6 этапов.

Этап 1. Выявляем дисциплинарный проступок

Факт выявления проступка работника целесообразно зафиксировать в письменном виде. Для этого составляют акты, служебные (докладные) записки, протоколы (в произвольной форме). В большинстве случаев оформляет такие документы непосредственный руководитель работника, иногда — и другие службы учреждения, например отдел кадров. Целесообразно заручиться поддержкой других работников — они своими подписями на упомянутых документах подтверждают факт дисциплинарного нарушения. При этом следует учитывать, что выявление дисциплинарного проступка предусматривает не только выявление собственно факта нарушения, но и установление личности провинившегося работника, а также его вины. Важно! Днем выявления дисциплинарного проступка, как правило, считают день составления одного из документов, подтверждающих дисциплинарное нарушение.

Проведем образец акта об отсутствии работника на рабочем месте (рис. 1).

img 1

Рис. 1. Образец акта об отсутствии работника на рабочем месте

Этап 2. Требуем письменные пояснения

До применения дисциплинарного взыскания собственник или уполномоченный им орган должен потребовать от нарушителя трудовой дисциплины письменные пояснения ( ч. 1 ст. 149 КЗоТ). Это позволяет руководству предприятия оъективно выяснить причины и обстоятельства совершенного работником дисциплинарного проступка.

Заметим, что требовать от работника письменные объяснения можно как устно, так и в письменном виде. Письменную форму уместно применять в том случае, когда работник вообще отказывается предоставлять какие-либо пояснения. Причем целесообразно письменное уведомление вручить работнику под роспись, а в случае его отказа расписаться — составить в произвольной форме акт об отказе работника от подписи об ознакомлении с уведомлением. Такие действия работодателя в случае возникновения споров подтвердят факт требования от работника соответствующих пояснений. Пример уведомления с просьбой предоставить письменные пояснения приведен на рис. 2.

img 2

Рис. 2. Пример уведомления с просьбой предоставить письменные пояснения

Работник отказывается предоставлять пояснения своего дисциплинарного проступка? Фиксируйте это в соответствующем акте при участии свидетелей такого факта.

Важно! Отказ работника от предоставления пояснений не может быть препятствием для применения взыскания (письмо № 81).

Этап 3. Принимаем решение

На основании полученных письменных пояснений работника и других составленных документов собственник или уполномоченный им орган принимает решение: налагать дисциплинарное взыскание или нет.

При рассмотрении предыдущего этапа мы выяснили, что работник-нарушитель должен пояснить причину своих проступков. Для работодателя они также важны, ведь Минтруда (письмо от 29.05.07 г. № 134/06/187-07) считает: при наличии уважительных причин невыполнение или ненадлежащее выполнение работником трудовых обязанностей не влечет за собой наложение дисциплинарного взыскания.

Также Минтруда разъясняет, что оценку причин нарушения трудовой дисциплины (в том числе совершение прогула) как уважительных может осуществлять как непосредственно работодатель, так и орган, в который осуществляется обжалование наложения дисциплинарного взыскания.

Если решение, касающееся «наказания» работника-нарушителя, положительное, то работодатель выбирает меру дисциплинарного взыскания — выговор или увольнение. Здесь ему не обойтись без ч. 3 ст. 149 КЗоТ: при выборе вида взыскания собственник или уполномоченный им орган должен учитывать степень тяжести совершенного проступка и причиненный им ущерб, обстоятельства, при которых совершен проступок, и предыдущую работу работника.

Теперь остановимся на сроках привлечения к дисциплинарной ответственности. В таком вопросе учитывайте два момента — момент выявления дисциплинарного проступка и момент его осуществления.

Читайте так же:
Как правильно отгуливать отпуск по закону

Обратите внимание! Дисциплинарное взыскание применяет собственник или уполномоченный им орган не позднее 1 месяца со дня выявления проступка, не учитывая времени освобождения работника от работы в связи с временной нетрудоспособностью или пребыванием в отпуске ( ч. 1 ст. 148 КЗоТ), но не позднее 6 месяцев со дня его совершения ( ч. 2 ст. 148 КЗоТ).

Этап 4. Сообщаем работнику

Работодатель твердо решил наложить дисциплинарное взыскание на работника-нарушителя. При этом законодательных преград для реализации такого замысла нет. В этом случае работодатель готовит приказ (распоряжение) об объявлении работнику взыскания. Подчеркнем: если речь идет о такой мере дисциплинарного взыскания, как увольнение, то готовится приказ о прекращении трудового договора. На рис. 3 (с. 42) мы приведем образец приказа в случае вынесения выговора.

Одновременно работодатель должен в письменном виде под подпись ознакомить работника-нарушителя с решением об объявлении ему взыскания ( ч. 4 ст. 149 КЗоТ). В какой срок работодатель должен уведомить работника? КЗоТ не содержит ответа на этот вопрос. А вот п. 31 Типовых правил № 213 уточняет, что о решении о дисциплинарном взыскании сообщают работнику в трехдневный срок. На такой срок указывает и Минсоцполитики в письме № 81. Если работник отказывается расписаться о своем ознакомлении с приказом (распоряжением), то об этом нужно составить соответствующий акт в произвольной форме.

img 3

Рис. 3. Образец приказа о вынесении выговора

Помните! Запись о взыскании в трудовую книжку не вносят ( п. 2.2 Инструкции № 58). Однако это справедливо только в отношении выговора. Если же мерой дисциплинарного взыскания выбрано увольнение, то запись об увольнении с указанием оснований вносят в трудовую книжку.

Этап 5. Обжалование работником дисциплинарного взыскания

Работник, на которого наложили дисциплинарное взыскание, может обжаловать его в порядке, установленном действующим законодательством для рассмотрения трудовых споров, в частности в соответствии с гл. XV КЗоТ. Такая норма предусмотрена ст. 150 этого Кодекса. Напомним: как прописано в ст. 221 КЗоТ, трудовые споры рассматривают комиссии по трудовым спорам, а также районные, районные в городе, городские или горрайонные суды.

Этап 6. «Амнистия»

Считается, что к работнику не применялось дисциплинарное взыскание, если в течение года со дня его наложения к такому работнику не будет применено новое дисциплинарное взыскание ( ч. 1 ст. 151 КЗоТ). Дисциплинарное взыскание может быть снято с работника и до окончания одного года, если он не будет совершать новых проступков и проявит себя как добросовестный работник ( ч. 2 ст. 151 КЗоТ). КЗоТ не определяет минимального срока снятия дисциплинарного взыскания — оно может быть снято досрочно в любой момент.

Толчком для досрочного снятия дисциплинарного взыскания могут быть ходатайства коллектива работника-нарушителя или его начальника.

В течение одного года после наложения дисциплинарного взыскания, если оно не будет снято досрочно, к работнику не применяют меры поощрения ( ч. 3 ст. 151 КЗоТ). Объясним: работника могут лишить поощрительных выплат, если это предусмотрено внутренними документами по выплате таких поощрений. А вот выплаты, имеющие обязательный характер, предоставляют независимо от дисциплинарного взыскания.

Типовые правила № 213 — Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.84 г. № 213.

Письмо № 81 — письмо Минсоцполитики от 24.05.12 г. № 81/06/187-12.

Выговор за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей

У каждого работающего человека есть свои должностные обязанности. Он обязан их исполнять. За это он получает свою заработную плату. И работодатель имеет право наказать своего сотрудника, если тот не желает исполнять или исполняет, но не полностью, свои обязанности.

Что такое дисциплинарное взыскание

Это наказание наёмного сотрудника за совершение им дисциплинарного проступка по время рабочего процесса. То есть, это наказание за нарушение дисциплины. Дисциплина труда – это комплекс правил, которые должны соблюдаться каждым наёмным работником. Разрабатываются они специально для того, чтобы оптимизировать рабочий процесс, сделать его более качественным и прибыльным.

Цели дисциплинарного взыскания

В первую очередь, это показать коллективу, что нарушать дисциплину труда нельзя. За это можно получить наказание. Но каждый работник должен знать, что входит в дисциплину труда. Для этого его знакомят с основными положениями при трудоустройстве. Ознакомление происходит под роспись.

Если сотрудник должным образом ознакомлен с Правилами внутреннего распорядка и со своими должностными обязанностями, его можно наказывать. Обязанности прописываются в должностной инструкции, с ней также знакомятся при трудоустройстве под роспись.

Основания для применения дисциплинарных мер

Работник нарушает дисциплину труда, когда он совершает следующие проступки:

  • не соблюдал правила охраны труда, что привело к печальным последствиям в виде несчастного случая на производстве;
  • регулярное опоздание на работу или прогулы;
  • появление на работе в состоянии опьянения;
  • совершение действий, которые противоречат нормам морали и этики;
  • кража имущества, которое принадлежит другим работникам или работодателю;
  • умышленное невыполнение обязанностей или выполнение их не в полном объеме;
  • подделка документов на предприятии, имеющих отношение к юридической или бухгалтерской деятельности;
  • систематическое игнорирование распоряжений руководителей всех уровней по вертикали подчинённости.

Важно! За совершение таких проступков, работника привлекают к дисциплинарной ответственности. Выбор того или иного вида наказания зависит от того, какова степень вины работника, какие последствия имел его проступок и от систематичности его совершения.

Виды дисциплинарных мер

В ст. 192 ТК РФ прописаны наказания, которые может применить руководство к провинившемуся сотруднику, если он совершил проступок. Это:

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение.

Располагаются и применяются по степени «тяжести». То есть, замечание – это самый «лёгкий» вид наказания, а увольнение – самый «тяжёлый».

Замечание

Это наиболее мягкая форма наказания. Объявить замечание за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей можно, если работник провинился в первый раз или степень его вины невелика. Проступок должен быть зафиксирован. Это происходит с помощью акта, который составляется представителями работодателя.

Для применения письменного замечания необходимо издание приказа о замечании за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей. С ним виновный работник должен быть ознакомлен под роспись.

Приказ о вынесении замечания

Увольнение

Самое кардинальное наказание. Применяется за неоднократное нарушение трудовой дисциплины. ТК РФ разрешает уволить работника за однократное совершение проступка, но при наличии тяжёлых последствий для фирмы. Эти последствия должны иметь непосредственное отношение к совершённому проступку.

У работодателя есть право прекратить трудовые отношения с нарушителем трудовой дисциплины, сделав ему соответствующую запись в трудовой книжке. Увольнение обязательно сопровождается составлением приказа по предприятию, с которым сотрудник должен быть ознакомлен. Образец приказа о нарушении должностных обязанностей:

Приказ об увольнении за ненадлежащее исполнение

Важно! Запись в трудовой должна быть составлена верно. В противном случае, работник может оспорить увольнение. Тогда работодателю придётся его не только восстановить на рабочем месте, но и оплатить вынужденный прогул.

Она может выглядеть вот так:

Запись в трудовой об увольнении

Выговор

Бывает устный и письменный. Руководство обязано составить приказ о выговоре за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, который будет подшит в личное дело работника. Если правонарушение серьёзное, есть последствия, то могут объявить строгий выговор. В некоторых случаях, строгий выговор может сопровождаться материальными взысканиями и штрафами для сотрудника. Но это должно быть предусмотрено внутренним распорядком компании.

Приказ об объявлении выговора

Что такое выговор

Выговор работнику за неисполнение трудовых обязанностей – это одна из разновидностей дисциплинарного взыскания за то, что работник плохо выполнил или не выполнил свои должностные обязанности, которые прописаны в его инструкции.

Читайте так же:
Как и куда жаловаться, если не дали чек

Цели применения выговора

Порицание сотрудника за неправильный проступок. При этом ему даётся шанс исправится.

Процедура применения взыскания

Любое дисциплинарное взыскание должно быть применено в установленном порядке. Относительно выговора это:

  • фиксация правонарушения;
  • направление руководству докладной записки;
  • получение письменных объяснений от работника;
  • оформление приказа;
  • объявление выговора, занесение записи в личное дело.

Важно! Если выговор будет оформлен неверно, его можно будет оспорить в судебном порядке.

Выговор за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей – пример может выглядеть так:

Выговор за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей

Классификация проступка сотрудника

Можно условно поделить, в зависимости от последствий:

  • легкие;
  • средней тяжести;
  • тяжёлые.

В зависимости от наличия вины:

  • умышленные;
  • неумышленные.
Фиксация факта проступка

Необходимо составить акт, в котором будет зафиксировано нарушение. Его подписывают как минимум 2 свидетеля. Это должны быть представители работников.

Акт о проступке

Оформляется письменно. Подписывается непосредственным начальником провинившегося и 2 свидетелями. Выглядит он так:

Акт об дисциплинарном проступке

Решение проверяющей комиссии

Оценивает последствия совершённого проступка. Также оформляется письменно, подписывается и передаётся для фиксации проступка.

Докладная записка

Оформляется для оповещения руководства. Должна быть письменной. Её готовит непосредственный руководитель провинившегося.

Должностная записка о нарушении трудовой дисциплины

Запрос объяснительной записки от сотрудника

Необходимо попросить провинившегося работника объяснить своё поведение и проступок. На основании этой записки руководством может быть принято решение не наказывать виновного.

Правила составления записки

Она составляется письменно. В ней необходимо указать:

  • свои ФИО;
  • суть проступка;
  • сами объяснения;
  • если есть оправдания, то их.

Важно! Если есть документы, подтверждающие невиновность работника, их нужно приложить к записке.

Например, работник опоздал на работу из-за длительного перебоя в электричках. Ему вменяют выговор, но у него есть официальное подтверждение от РЖД о незапланированном сбое. То есть, вины работника нет. Следовательно, наказывать его не за что.

Сроки

Наказать работника нужно в течение 1 месяца со дня обнаружения факта проступка.

Пример объяснительной

Объяснительная записка об опоздании на работу

Правила применения выговора

Работодатель должен изучить все документы, на их основании сделать вывод о применении к этому работнику дисциплинарного взыскания в виде выговора. Об этом сотрудника уведомляют посредством приказа. Если он с ним не согласен, может его обжаловать, обратившись в инспекцию по труду.

Сроки применения наказания

Выговор может быть объявлен в течение 1 месяца со дня фиксации проступка. Но в этот период не входят:

  • дни болезни работника;
  • его отпуск;
  • те дни, которые могут потребоваться руководству для согласования деталей и профсоюзным органом.

Если фиксация не произошла сразу же, то у работодателя есть иной срок:

  • полгода с момента совершения проступка;
  • 2 года с момента совершения проступка, если он был выявлен вследствие финансовой, аудиторской или налоговой проверки.

Важно! Если по факту было заведено уголовное дело, то срок его производства учитывается.

Оформление приказа

Он может быть только письменным. Оформляется он только после того, как будут выяснены все обстоятельства дела и вина сотрудника будет очевидна.

Правила оформления приказа

В нём указывается следующая информация:

  • сведения о работника, о работодателе;
  • суть его проступка;
  • применение к нему конкретного наказания;
  • дата составления;
  • подпись руководителя.

Работник также должен ознакомиться с приказом. Даже если он с ним не согласен, свою подпись об ознакомлении нужно поставить.

Что должно указываться в приказе

Также нужно прописать:

  • ссылки на действующее законодательство, которые использовал руководитель;
  • ответственного работника, который будет следить за исполнением приказа.
Образец приказа

Образец приказа об объявлении выговора

Последствия для работника

У каждого проступка есть свои правовые последствия. Выговор, как итог неправильных действий, несёт в себе следующие правовые последствия:

  • является толчком для прекращения трудовых отношений по более негативным причинам. В трудовой книжке может быть прописана «статья», как причина увольнения. Это может послужить проблемой при дальнейшем трудоустройстве;
  • лишение материального поощрения в конце квартала/года, если в локальных актах прописана «связь» между нарушениями дисциплины и денежным стимулированием.

Примечание. Для руководства вынесение выговора является своего рода плюсом его деятельности. Это свидетельствует о том, что работа по пресечению нарушений дисциплины труда идёт в положительном ключе.

Особенности выговора и процесса его применения

Должны быть соблюдены все кадровые нюансы. Если работник обнаружит «брешь» в оформлении документов, он может оспорить применение дисциплинарного взыскания в судебном порядке или через инспекцию по труду.

Для некоторых категорий работников предусмотрено применение такого наказания, как строгий выговор. Чтобы его снять, необходимо обращаться не к ТК РФ, а к более «узким» законодательным актам. К таким работникам относятся таможенники, работники ФСИН, некоторые военнослужащие.

Законодательные акты, регулирующие правила и сроки применения выговора

Основной законодательный акт – это ТК РФ. Этому посвящена глава 30 данного федерального закона. В статьях этого закона прописываются все положения, тонкости и нюансы привлечения работников к дисциплинарной ответственности за полное или частичное неисполнение ими своих должностных обязанностей.

Заключение

Выговор – мощный порицательный рычаг. Он может стать основанием для увольнения работника «по статье». Оспорить его довольно сложно. Но можно. Если у сотрудника есть доказательства отсутствия своей вины, а руководство его наказало, можно оспорить приказ. Если на предприятии есть профсоюзный орган, то начать нужно с него.

Как тактично сделать выговор сотруднику

Любой руководитель рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда кто-то из сотрудников по различным причинам не выполняет свои обязанности должным образом. Поводы для недовольства могут быть самыми различными: невозможность уложиться в сроки, невнимательность, ошибки, опоздания и многое другое.

Прежде чем сделать сотруднику замечание, стоит учесть несколько важных моментов.

Во-первых, выговоры зачастую имеют более долгоиграющие последствия, чем это может показаться на первый взгляд. Падение эффективности труда, явный или скрытый конфликт работника с руководством, обострение обстановки в коллективе, сплетни – вот далеко не полный перечень неприятных моментов, к которым может привести некорректно сделанное замечание. Поэтому в некоторых случаях – например, если сотрудник, до этого дня отличавшийся безукоризненной пунктуальностью, вдруг опоздал – выговор можно не делать вовсе. Вполне возможно, что произошедшее не более чем досадное исключение из правил и ситуация нормализуется без каких-либо усилий со стороны руководства.

Однако если промахи сотрудника повторяются и приобретают систематический характер, серьезного разговора не избежать. В таких случаях стоит помнить о следующем: статья 192 ТК РФ регулирует дисциплинарные взыскания, которые можно применить к сотрудникам. К таковым взысканиям относятся: замечание, выговор и увольнение по соответствующим основаниям. Юридическую силу имеют только замечания и выговоры, сделанные в письменной форме.

Если же решено сделать выговор в устной форме, стоит помнить о нескольких простых правилах, которые помогут избежать эскалации конфликта:

  1. Место. Совершенно недопустимо делать сотруднику замечание в присутствии третьих лиц. Такие разговоры должны происходить только с глазу на глаз. «Показательная выволочка» будет вдвойне неэффективна, поскольку скорее выведет из себя, чем устыдит провинившегося, а коллегам будет неловко слушать подобные вещи. Можно даже не упоминать о том, как замечания, сделанные прилюдно, влияют на эффективность работы в группе.
  2. Время. В идеале, замечание должно быть сделано сразу после совершения проступка. Однако следует учесть, что сначала нужно выяснить все обстоятельства произошедшего, и только потом – действовать. Всегда остается вероятность, что сотрудник не опоздал, а пришел на работу заранее, но был задержан руководителем соседнего отдела.
  3. Эмоциональное состояние. Самому человеку, собирающемуся сделать выговор, следует предварительно успокоиться и собраться. Ни в коем случае не стоит отчитывать сотрудника, будучи взвинченным и раздраженным – подобное поведение скорее приведет к конфликту, чем к устранению причины разногласий.
  4. Аргументация. После того, как причины проступка выяснены до конца, можно переходить к непосредственно к замечаниям. Если нарушения носят поведенческий характер, следует сделать упор на корпоративные нормы, а не переходить на личности. Акцентировать стоит тот факт, что определенные вещи неприемлемы в данной конкретной компании, а не то, что сотрудник по жизни делает что-то неправильно. Замечание должно быть максимально обезличенным. Для более полного понимания сотрудника можно привести рациональные аргументы, например, показывающие, как опоздания одного человека негативно сказываются на работе отдела.
  5. Адекватное лексическое выражение. Резкость и грубость совершенно недопустимы. В зависимости от темперамента сотрудника, в ответ можно получить: хамство и заявление об увольнении по собственному желанию в тот же день (от холериков), методичное настраивание коллектива против руководителя (от сангвиников), уход в себя и падение работоспособности (от меланхоликов) и молчаливое сопротивление (от флегматиков), а также целый «букет» других проблем. Ничто из перечисленного не способствует нормальному рабочему процессу. Как бы серьезен ни был повод, по которому сотруднику выносится выговор, форма выговора должна быть максимально корректной.
  6. Позиционирование. Выговоры не воспринимаются сотрудниками так остро, если позиционируются как попытка помочь. Перед непосредственным замечанием можно упомянуть об успехах провинившегося, которые были замечены коллегами и начальством, а потом уже переходить к сути проблемы. Закончить разговор также желательно на позитивной ноте. Если сотрудник приносит извинения, следует их благосклонно принять.
Читайте так же:
Возражения на ходатайство ответчика об отложении судебного разбирательства 2022

Перед тем, как сделать выговор, следует иметь в виду немаловажную деталь: наказать одного сотрудника можно только за то же самое, за что наказали другого. За одинаковый проступок недопустимо отчитывать одних, а другим спускать его с рук. Справедливость одна на всех и никаких исключений здесь быть не может. Такие вещи в коллективе не забываются очень долго, а заодно крайне негативно сказываются на отношении к начальству.

Наконец, для того, чтобы самый корректный и тактичный выговор все же привел к желаемому результату, нужно:

  • четко выяснять фактическую сторону дела, чтобы не попасть впросак своими замечаниями
  • поставить сотрудника в известность о нарушении им корпоративных норм своевременно, не дожидаясь, пока проблема станет хронической
  • при необходимости ввести процедуры, которые позволят контролировать ситуацию в перспективе.

И самое главное: стоит помнить о том, что в деле общения с людьми нет и не может быть схем, безотказно работающих в ста процентах случаев. Ни для кого не секрет, что одни и те же замечания у разных сотрудников могут вызвать совершенно разную реакцию. Перечисленные выше советы не являются панацеей, но они помогут найти баланс между желанием указать сотруднику на его ошибки и сохранить комфортную атмосферу в коллективе.

Магия формулировок: как правильно ругать и мотивировать подчиненных

Руководителям часто приходится давать негативную обратную связь своим сотрудникам. Неправильный подход к коммуникации может дать обратный эффект: мотивация подчиненного будет убита, отношения с ним – испорчены. Как добиться того, чтобы сотрудник не только исправил свои ошибки, но и получил мотивацию работать лучше? Несколько практических советов с примерами – в этой статье.

Руководитель отдела продаж Василий Петров стоял во главе довольно успешного подразделения компании и считал себя неплохим менеджером. Но некоторые сотрудники постоянно его подводили. Один с завидной регулярностью допускал ошибки в документах, другой категорически не хотел или не мог быть более клиентоориентированым. Третий же член команды, и того хуже, показывал низкие результаты в продажах из-за элементарной лени и рассеянности — не перезванивал клиентам после первого контакта. Шеф Василий несколько раз обращал внимание подчинённых на недочёты в работе, но вместо изменений добился лишь напряжения в отношениях: сотрудники надулись и ополчились против него, один из них даже заявил о желании уволиться, а в самый пик сезона это нанесло бы удар по бизнесу (не говоря уже просто о потере члена команды).

Василию пришла в голову мысль обратиться к консультанту, который бы подсказал, как нужно говорить с подчинёнными, чтобы и «косяки» были исправлены, и отношения сохранились хорошие, а в идеале, ещё и мотивация выросла.

Так мы с Василием и познакомились. Это оказался заряженный, вовлечённый, любящий свое дело руководитель, искренне стремящийся к совершенствованию, готовый пробовать новое. Мы быстро нашли общий язык, вместе разобрали ошибки Василия в коммуникации с командой и натренировались правильно преподносить обратную связь сотрудникам. Василий смог донести замечания в максимально корректной форме, не задевая людей и мотивируя их на конструктивное исправление недостатков.

В результате нового подхода к коммуникации восстановились отношения в команде, менеджеры скорректировали работу и стали работать эффективнее.

А я на основе этого случая решила написать статью, чтобы помочь другим руководителям более эффективно давать обратную связь подчинённым. Всё в одну статью, конечно, вместить нельзя, но даже несколько простых приёмов могут преломить ситуацию.

Итак, вот мои ключевые рекомендации на тему разговора с сотрудниками по поводу их недостатков в работе:

Помните про принцип «бутерброда»

Наверняка вы слышали про принцип бутерброда. Схематично его можно изобразить как «+ – +» (плюс-минус-плюс): начинать любой сложный разговор нужно с позитива и заканчивать позитивом. В начале, например, отметить способности или результаты сотрудника и лишь потом говорить о том, что требует корректировки.

Почему это важно?

Если человек услышит только негативный комментарий в свой адрес, его самолюбие будет задето, он почувствует негодование — ведь в остальном-то он молодец, почему про это не говорят? Сотрудникам важно чувствовать себя хорошими, принятыми коллективом и руководителем, чтобы уровень стресса не нарастал. Сотрудник, находящийся в стрессе, вряд ли сможет обеспечить хорошие результаты в работе. Поэтому, если хотите, чтобы информация была воспринята конструктивно, а не в штыки, пользуйтесь правилом бутерброда.

Попробуем фразу «Ты десять раз уже неправильно оформлял заявки!» заменить на сложную бутербродную конструкцию + – +:

+ «Ты показываешь лучшие результаты по сделкам в нашем отделе, и я это очень ценю».

«И при этом в десяти последних заявках ты указывал название товара с ошибкой. Из-за этого после доставки клиенту товара иногда выясняется, что это не совсем то, что он просил».

+ «Я знаю, что это происходит случайно, я тоже иногда ошибаюсь в документах, мы все люди. Но, давай посмотрим, что можно сделать. Ты один из самых конструктивных людей, которых я знаю, давай попробуем найти решение, как в будущем исключить появление таких ошибок».

Избегайте оценочных суждений, полагайтесь на факты

Отделяйте факты от суждений в своей речи. Чем больше фактов, тем меньше будет обид и претензий со стороны подчинённых, тем больше вероятность, что вас услышат правильно. Вспомните, когда к вам обращаются со словами «ты постоянно…», «ты всё время…», «ты всегда…», «ты никогда…», «все люди как люди, а ты…», или когда кто-то переходит на эмоции и на личности, какую реакцию это вызывает? Вызывает ли это желание сотрудничать и менять подход к работе? Конечно, нет. И у ваших сотрудников тоже не вызовет.

Читайте так же:
ВСК продлить полис ОСАГО онлайн через интернет

Наш Василий обращался к подчинёнными с низкими показателями продаж примерно так: «Ты вообще продавать не умеешь, ты когда-нибудь уже собираешься работать или как?! При всем уважении, я думаю, ты просто ленишься и не стараешься!»

Вместо этого надо было говорить так: «Объём продаж по твоим сделкам составил 30 рублей в этом месяце и 40 рублей в прошлом, это примерно на 20% ниже, чем у остальных менеджеров. Я заметил, исходя из отчётности, что ты перезваниваешь клиентам только в 20% случаев, а остальные 80% оставляешь без внимания. Возможно, есть какая-то причина, почему так происходит. Ты готов об этом поговорить?»

Еще примеры из других ситуаций, чтобы было наглядно, в чем разница между суждениями и фактами:

Вместо «Вам не кажется, что вы слишком часто критикуете других?» можно сказать: «Вы три раза за последнее время сделали замечания другим людям».

Вместо «Вы ведёте себя безобразно» — «Во время совещания Вы назвали Марью Ивановну чайником, а Петра Петровича занудой» (дословное цитирование того, что сказал человек).

По моему опыту, люди обычно не умеют говорить языком фактов. На тренингах я иногда ставлю эксперимент — прошу участников на протяжении 10 минут о чём-то рассказывать коллегам. Как думаете, какая доля фактов звучит в речи? Ответ вас удивит: максимум 1% — факты, остальное — сплошные суждения.

Привычки ссылаться на факты нет в нашей культуре, этому действительно необходимо учиться. И это не так просто, как может показаться на первый взгляд. Но даже если вы просто начнёте подмечать, сколько фактов присутствует в вашей речи, и попытаетесь осознанно увеличивать их долю, в том числе и в неприятных разговорах, это улучшит ситуацию.

Говорите за себя

Говорите лично от своего имени, о своём видении ситуации и своих чувствах, а не как должно быть вообще и не от лица целого коллктива. Никто не хочет быть отвергнутым «племенем», а высказывания типа «весь коллектив так считает» воспринимаются очень болезненно, потому что интерпретируются как отвержение со стороны других людей. В голове у того, кто слышит в свой адрес подобные слова, тут же загорается красная лампочка «Я одинок, никто не любит меня и не принимает».

Травма отверженности, выражающаяся как чувство одиночества и отдёленности — самая распространённая в нашем обществе. Достаточно маленького триггера, чтобы во внутреннем мире человека развернулась целая трагедия. А, как мы говорили ранее, стрессующий или сопротивляющийся сотрудник — это не то, чего мы хотим в результате разговора.

В нашем случае с Василием оказалось, что он всё время говорил от имени коллектива. «Весь коллектив считает, что Вы нас подводите» мы заменили на «Я обеспокоен, так как из-за этого могут сорваться показатели нашего отдела, а от этого зависит часть общей премии».

Ещё примеры:

«Вы бесите этим меня и других» заменить на «Я чувствую дискомфорт, когда с этим сталкиваюсь».

«Приличные люди так не поступают» заменить на «Я тревожусь, что это воспримется другими как грубость, даже если ты имел в виду что-то другое».

Не отчитывайте людей публично

О негативных вещах говорите наедине. Это ещё одно правило, которое связано с травмой отверженности. Людям важно сохранять статус и авторитет в глазах своего «племени». Поэтому прилюдно говорите о человеке только хорошие вещи, а замечания делайте наедине. Люди будут вам благодарны за этичность и эмоциональную компетентность.

Давайте чёткие инструкции

Людям нужна чёткая позитивная инструкция ожидаемого от них поведения. Этот пункт во многом похож на необходимость говорить о фактах. Мы часто формулируем просьбы к другим людям так, что они додумывают что-то сами в уме. Это естественное свойство психики — «докручивать», достраивать реальность.

Совсем недавно была ситуация, когда коллега сказал мне про буклет: «Эта штука кажется слишком белой». Я «достроила» реальность, не уточнив, что он имеет в виду, и сделала буклет серым. Оказалось, он предлагал убрать заливку и оставить один лишь контур. Таких примеров можно привести сотни. Если вернуться к нашему примеру с Василием, то оказалось, что он вообще не давал сотрудникам конкретных инструкций, его обратная связь состояла из эмоций и наставлений в духе «Начни уже работать наконец нормально!». Что такое «нормально» он не пояснял, потому что считал, что всё понятно по умолчанию. Но другой человек ведь не из вредности делает что-то не так, в его системе координат его текущие действия являются единственно возможными. Поэтому необходимо очень конкретно и подробно задавать или проговаривать параметры ожидаемого поведения.

Ещё примеры:

«Будьте внимательным» замените на «Проверяйте соответствие первой колонки второй в таблице или просите коллегу делать проверку перед отправкой».

«Не опаздывай» замените на «Приходи за 15 минут до встречи».

Привыкайте следить за интонацией

Отслеживайте интонацию, с которой говорите. Она должна быть не назидательной, не выражать претензию, а транслировать дружелюбие и искренность.

Почему это важно? Ответ прост — на любую интонацию, кроме дружеской, люди будут реагировать негативно: страхом, гневом или обидой. Вы этого хотите? Если нет, то поступайте мудро и настраивайтесь на конструктивную волну.

Вот несколько рекомендаций, как настроиться на такой разговор:

  • Представьте, что перед вами близкий любимый человек: как бы вы говорили эти вещи ему?
  • Зафиксируйте внимание на общности, на том, что вас объединяет, а не на том, какие вы разные. Это очень помогает поймать конструктивную волну для подобных разговоров.
  • Можно фиксировать внимание на чем-то большем, снизить немного значимость этого недочета у сотрудника и этого разговора. Осознавайте, что вы живой человек и перед вами живой человек. Он когда-то родился, был младенцем и когда-нибудь умрёт. Он дышит, думает и чувствует, его жизнь может быть наполнена радостью или болью и в ваших руках, что принесёте вы этому человеку в этот момент жизни.

Не тяните с обратной связью

Давайте обратную связь по возможности сразу, не откладывая в долгий ящик. И при этом вовлекайте человека в диалог, чтобы это не было монологом. Будьте другом или наставником сейчас, а не критиком, машущим кулаками после драки.

Например, Василий довольно долго мариновал тему, прежде чем что-то высказать одному из коллег. Сотрудник после разговора обиделся на то, что ему не сделали замечание раньше: ведь он мог исправить ситуацию и не подводить шефа и коллектив, он просто не знал, что это критично. Оказалось, ситуация и яйца выеденного не стоит — нужно было просто конструктивно и по-доброму сказать, человек был готов исправиться. Обидело его то, что он воспринял долгое молчание как недоверие и неуважение, как будто его считают недостаточно сознательным и разумным, чтобы конструктивно отреагировать на обратную связь.

Я искренне верю, что следование даже одной из семи этих рекомендаций при необходимости дать негативную обратную связь ощутимо улучшит отношение к вам как к руководителю.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector