Shchbooks.ru

Электронные книги Books
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно заверять копии документов для суда

Статьи

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикам (Статьи 88, 93 НК РФ), во внебюджетные фонды (Статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах. «), для выдачи работникам (Статья 62 ТК РФ), участникам (Пункт 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО)), для участия организации в конкурсе (аукционе) (Пункт 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд») и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути, все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут: или нотариус, или сама организация (сам предприниматель).

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (Подпункт 1 п. 2 ст. 310 НК РФ). Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии (Подпункт «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.1998 N 727; пп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 N 8).

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Заверяем самостоятельно

Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ N 9779-X). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования, скорее, как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан» (Постановления ФАС МО от 21.09.2010 N КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 по делу N А72-15314/2009; ФАС ЦО от 20.07.2004 N А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 по делу N А43-12945/2009). Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер (Пункт 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Вывод: Лучше соблюдать требования Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее, дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.) (Пункт 1 Указа N 9779-X). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты (Часть 4 п. 1 Указа N 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 по делу N А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 по делу N А65-8702/2005-СГ3-33).

Вопрос-ответ: юридическая сила копии документа

Имеет ли нотариально заверенная копия документа такую же юридическую силу, как и сам оригинал?

Ответ:

20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Читайте так же:
Как поделить детей и имущество при разводе

21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

При этом суды в ряде решений признают нотариально удостоверенную копию равноценной оригиналу

Эксперты разъясняют следующее.

С одной стороны, нотариально удостоверенная копия документа не имеет юридической силы оригинала. С другой стороны, она отличается от обычной копии документа, которая вообще не имеет никакой юридической силы.

Отсутствие законодательного урегулирования обусловило разнообразие и противоречие судебной практики по этому вопросу.

Первая позиция — нотариально удостоверенная копия документа имеет юридическую силу оригинала. Третий арбитражный апелляционный суд так прямо и постановил, что "нотариально удостоверенная копия документа обладает такой же юридической силой, что и подлинник документа" <1>. Верховный Суд РФ подтвердил подобный подход: "нотариально заверенная копия доверенности обладает юридической силой подлинника доверенности" <2>.

<1> Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. N 03АП-4596/12 (дело А33-8612/2012).

<2> Определение Верховного Суда РФ от 27 февраля 2017 г. N 304-КГ16-20906.

Вторая позиция судов сводится к рассмотрению нотариально удостоверенной копии документа в качестве надлежащим образом заверенной копии. Она базируется на положении ч. 8 ст. 75 АПК РФ, которая предусматривает возможность представления в арбитражный суд письменных доказательств как в подлиннике, так и в форме надлежащим образом заверенной копии. В определении ВАС РФ установлено, что "к надлежащим образом заверенным копиям документов относятся только те копии, идентичность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетентного должностного лица, от которого исходит соответствующий документ" <1>, т.е. ВАС РФ, по сути, поставил знак равенства между удостоверенной нотариусом и заверенной иным лицом, например работодателем, копией документа. Если в подобном ракурсе рассматривать юридическую силу нотариального заверения копии документа, то, во-первых, ее статус снижен; во-вторых, не совсем ясно, что понимать под "надлежаще заверенными копиями документов" и как их соотносить с оригиналами.

<1> Определение ВАС РФ от 20 декабря 2010 г. N ВАС-14501/10 "О передаче дела в Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации".

Таким образом, в современной судебной практике и доктрине сформировалась внешне в целом сбалансированная позиция в отношении юридической силы нотариально удостоверенной копии документа как бесспорности ее доказательственной силы или ее безусловной достоверности.

В деловой практике используются подлинники (оригиналы) документов>, их дубликаты (документы, изготавливаемые взамен поврежденных или утраченных подлинников), а также копии. Подлинник документа и его дубликат равнозначны по своей юридической силе при соблюдении следующих условий. Дубликат должен воспроизводить полностью содержание подлинника, содержать необходимые реквизиты (Апелляционное определение Верховного суда Республики Марий Эл от 26.04.2016 N 33-679/2016), в подлежащих случаях должен быть нотариально удостоверен, если в такой форме был выполнен подлинник, и составлен с соблюдением установленных требований (Апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 18.06.2015 по делу N 33-8887/15).

Получение заимодавцем у нотариуса дубликата договора займа взамен утраченного подлинника само по себе не может свидетельствовать ни о сохранении между сторонами обязательственных отношений, вытекающих из договора займа, ни о неисполнении заемщиком данного договора. Более того, данный дубликат не может свидетельствовать о том, что заимодавец подлинный договор утратил, а не возвратил заемщику. Если иные доказательства, кроме дубликата договора, подтверждающие неисполнение заемщиком обязательств по договору займа, в материалы дела не представлены, то в иске заимодавца к заемщику будет отказано в полном объеме (Апелляционное определение Ростовского областного суда от 06.07.2016 по делу N 33-11150/2016).

Этим своим качеством (равнозначная по общему правилу юридическая сила) подлинники и дубликаты отличаются от копии документа, соответствие которой оригиналу всегда может быть поставлено под сомнение. В судебном разбирательстве подлинники документов представляются в суд в случае, если обстоятельства дела подлежат подтверждению исключительно такими документами. Подлинники необходимо также представить по требованию суда, если невозможно разрешить дело без подлинников или представленные копии одного и того же документа различны по своему содержанию ( п. 2 ст. 71 ГПК РФ, п. 9 ст. 75 АПК РФ и п. 3 ст. 70 КАС РФ).

Подлинники представляются в материалы дела или на обозрение суду с целью уяснения всех фактических обстоятельств спора и их правильной оценки. Следует учитывать, что суд не может считать доказанными обстоятельства, подтверждаемые только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен и не передан суду оригинал документа, представленные каждой из спорящих сторон копии этого документа не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание оригинала документа с помощью других доказательств. Факт, подлежащий установлению с помощью утраченного подлинника, не считается доказанным ( п. 7 ст. 67 ГПК РФ, п. 6 ст. 71 АПК РФ, п. 7 ст. 84 КАС РФ). Однако такое требование не применяется, если в материалы дела представлена только одна копия документа и другой, которая ей не соответствует, нет. В таком случае оснований для отклонения данного доказательства нет ( Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 17.05.2016 N Ф09-3113/16).

Читайте так же:
В кредитный договор включили страховку

Обзор подготовлен специалистами Л инии Консультирования ГК "Земля-СЕРВИС"

Доверенность на заверение копий документов

Глава компании не всегда может заверить копии каких-либо документов, поэтому практикуется передача прав на это другому сотруднику с помощью оформления и подписания доверенности. После этого работник сможет самостоятельно заверять бумаги без обращения к руководству. Каковы особенности составления доверенности на право заверения копий документов, разберемся в публикации.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Общие сведения, законодательное регулирование

В крупных компаниях руководители просто физически не могут заверить все копии бумаг, которые производятся в фирме, поэтому эти полномочия передают работникам, деятельность которых связана с данными документами. Это могут быть бухгалтера, руководство отдела кадров, канцелярии др. Данная доверенность может понадобиться при заверении бумаг, которые необходимо отправить в какие-либо государственные органы или выдать сотрудникам компании.

Внимание! Такой способ передачи прав также может использоваться у индивидуальных предпринимателей.

При написании указанной доверенности опираются на общие правила их составления. Они зафиксированы в ст. ст. 185-189 Гражданского кодекса РФ.

Согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от юрлица не требуется заверять нотариально, достаточно только подписи главы компании или иного уполномоченного лица. Доверенность от индивидуальных предпринимателей заверяют нотариально, поскольку они являются физическими лицами.

Нужно обязательно указать дату составления документа, в противном случае он будет ничтожным, как указано в ч. 1 ст. 186 ГК РФ. Кроме того, нужно указать срок действия документа. Доверенность без указания срока действия сохраняет свою силу всего 1 год, что указано также в ч. 1 ст. 186 ГК РФ.

Как составить доверенность

Оформлять доверенность нужно на фирменном бланке хозяйствующего субъекта, на листе формата А4. При написании текста пользуются стандартными фразами, используемыми в доверенностях.

Какая информация должна быть обозначена в бумаге:

  1. Сведения о юридическом лице: название компании, юридический адрес, ОГРН, ИНН.
  2. Название документа, дата и место его составления. Также необходимо указать номер, поскольку доверенность регистрируется в журнале выдачи доверенностей под этим номером.
  3. Данные о том, кто передает полномочия: должность, ФИО, документ, на основании которого действует доверитель от лица компании.
  4. Сведения о лице, которому доверитель передает полномочия: должность, ФИО, паспортные данные.
  5. Полномочия, которые передаются доверенному лицу от компании, а также какие документы оно вправе заверять.
  6. Срок доверенности. Если его не указать, то документ по умолчанию будет «работать» 1 год.
  7. Подпись доверенного лица — работника и доверителя — главы компании.

После подписания доверенность регистрируют в журнале выданных доверенностей. Во время выдачи документа сотрудник должен расписаться в журнале в подтверждение получения.

К сведению! После того как срок действия доверенности закончится, работник должен вернуть ее в организацию, где ее должны хранить еще в течение 5 лет.

Образец доверенности

ООО «Артемида»
426000, г. Ижевск, ул. Сосновая, д. 12А, тел. (3412) 44-44-44
ОГРН 223344556677, ИНН 5617894563, КПП 77665544332

двадцать третье ноября две тысячи девятнадцатого года

Общество с ограниченной ответственностью «Артемида» (ООО «Артемида»), юр.адрес: 426000, г. Ижевск, ул. Сосновая, д. 12А, тел. (3412) 44-44-44, ОГРН 223344556677, ИНН 5617894563, КПП 77665544332, в лице генерального директора Демидова Петра Петровича, действующего на основании Устава, данной доверенностью уполномачивает руководителя отдела делопроизводства Семенову Ирину Романовну, 12.09.1977 г.р., паспорт серия 9000 №112233, выдан 16.12.2003 г. Индустриальным РОВД г. Ижевска, зарегистрированную по адресу г. Ижевск, ул. Елочная, д. 123А, кв. 14, заверять своей подписью и печатью ООО «Артемида» копии документов, подлинники которых находятся в ООО «Артемида», согласно порядку, утвержденному действующим законодательством РФ.

Читайте так же:
Как делятся денежные средства при разводе

Настоящая доверенность выдана сроком на 3 года, без права передоверия.

Доверенное лицо: Семенова / И.Р. Семенова
Доверитель: генеральный директор Демидов / П.П. Демидов

Как получить копию решения и материалов гражданского дела

Каждый участник судебного процесса вправе получить итоговый акт, сделать копии материалов дела. Если решение, определение или постановление суд обязан сам выдать или направить сторонам, то копии документов из дела нужно делать самостоятельно. О правилах получения копий документов в районных и мировых судах расскажем в этой статье.

Какие документы можно получить в суде

Сторонами гражданского дела являются истцы, ответчики, третьим лица, а также их представители в силу закона или по доверенности. Все эти лица вправе:

  • получить акт суда, вынесенный по итогам рассмотрения дела или по процессуальным вопросам;
  • сделать копии любых материалов дела, даже если оно передано в архив;
  • получить исполнительный документ для принудительного исполнения решения.

К актам суда относятся решения, определения и постановления. ГПК РФ обязывает выдавать заверенные копии этих документов, либо выписки из них, любому участнику процесса. В отличие от арбитражных споров, в гражданских делах суд обязан направить сторонам письменную выписку из решения, либо копию иного процессуального документа. Однако если истец или ответчик присутствовали при оглашении решения, за получением копии им придется обращаться самостоятельно.

С материалами дела стороны вправе знакомится на любой стадии разбирательства. Изготавливать и выдавать копии таких документов суд не обязан, однако участник процесса может сделать это самостоятельно. Для этого нужно обратиться с заявлением на имя председателя суда или судьи, рассматривавшего дело. Отказать в такой просьбе не могут, хотя суд вправе сам указать время и место, где можно получить доступ к материалам.

Как получить копию решения районного или мирового суда

В большинстве случаев, после рассмотрения дела по существу суд оглашает только резолютивную часть решения. После этого дается 5 дней на подготовку полноценного мотивированного акта, в котором будут указаны все выводы суда, правовая оценка доказательств и требований сторон. Ввиду таких особенностей, для получения судебного решения учтите следующие нюансы:

  • если участник дела не присутствовал при оглашении решения, его копия должна направляться судом не позднее 5 дней после составления акта в окончательной форме;
  • по ходатайству участника процесса решение может размещаться на официальном сайте суда с правами ограниченного доступа (в открытом доступе суд вправе разместить лишь текст решение без персональных данных сторон);
  • даже если граждан присутствовал при оглашении решения, он может получить его заверенную копию по отдельному заявлению.

Непосредственно после оглашения резолютивной части решения можно получить ее заверенную выписку. На документе будет указано, что решение не вступило в силу. В ГПК РФ есть отдельные исключения, когда решение сразу может направляться для исполнения, даже без составления в окончательной форме. Например, немедленному исполнению подлежат решение о восстановлении на работе.

Для получения выписки из резолютивной части решения необходимо обратиться к секретарю. За окончательной версией акта нужно обращаться не ранее 5 рабочих дней. На практике, этот срок может быть еще больше, что связано с загруженностью судебных специалистов. Срок на подачу жалобы в гражданских судах составляет 30 дней, а отсчитывается он с момента изготовления решения в окончательной форме. Поэтому даже задержка в подготовке мотивированной версии акта несущественно повлияет на возможность обжалования.

В юридическую силу решение ступит только через 30 дней, если ни одна сторона не подаст жалобу. Когда указанный срок прошел, можно получить копию решения с отметкой о вступлении в силу. Одновременно истец сможет получить исполнительный лист, чтобы приступить к принудительному исполнению. Если же жалоба подана, окончательный акт с отметкой о вступлении силу будет выдан после апелляционного разбирательства.

Есть еще один нюанс, связанный с получением заочного решения суда:

  • заочное решение выносится, если ответчика не смогли уведомить о месте и времени разбирательства по всем известным адресам;
  • заочное решение вступает в силу по общим правилам, т.е. получить его для принудительного исполнения можно спустя 30 дней;
  • срок на подачу жалобы для заочных решений истекает через 30 дней с момента получения документа ответчиком, т.е. впоследствии акт может быть отменен.
Читайте так же:
Вступление в наследство через через 5, 10, 15, 20 лет

При указанных обстоятельствах на копии документа будет сделана отметка «заочное решение».

Правила удостоверения копии решения суда

При получении копии судебного акта желательно убедиться, что в нем отсутствуют явные смысловые и грамматические ошибки. Впоследствии их можно исправить путем подачи заявления, но это займет от 10 дней до месяца. В решении обязательно должно быть указано:

  • место и время оглашения вердикта;
  • номер дела;
  • сведения о сторонах процесса, данные председательствующего судьи;
  • суть и обстоятельства спора, выводы и правовая оценка суда;
  • резолютивная часть – полное или частичное удовлетворение иска, отказ в удовлетворении и т.д.

Оригинал решения суда всегда будет находиться в материалах дела. Поэтому на документе ставится отметка «копия», за сам бланк заверяется подпись специалиста и печатью суда. Решение в окончательной форме может подписываться самим судьей, а все листы должны быть прошиты и скреплены печатью суда.

Как сделать копии материалов дела

Если вы хотите не только ознакомится с документами, приобщенными к делу, но и снять с них копии, вам нужно подать заявление с такой просьбой на имя председателя суда или судьи, рассматривавшего спор. Заявление регистрируется в канцелярии по общим правилам делопроизводства. С разрешения судьи вам могут сразу выдать дело для копирования, либо указать время и место такой процедуры. Если дело передано в вышестоящие инстанции, до его возврата копии можно снять только в апелляционном, кассационном или надзорном суде.

Выделим важные правила, которые нужно учитывать при снятии копий с материалов дела:

  • в заявлении нужно указать, каким способом вы будут снимать копии (например, допускается использование мобильных устройств для фотографирования, ксерокса, иного оборудования);
  • выносить дело из помещений и здания суда нельзя, поэтому все действия нужно выполнять в указанном месте;
  • отдельные документы из дела запрещено копировать, о чем обязан указать судья (например, документы со сведениями государственной тайны).

Суд не обязан делать копии по просьбе сторон даже за плату. На практике, содействие в копировании могут оказать, если вам нужно получить несколько листов. Такую просьбу можно заявить лично в канцелярии суда, однако нужно быть готовым к отказу.

Копии из материалов дела судом не заверяются. Если вы используете копии для последующего обжаловании, в жалобе нужно указать на листы дела, соответствующие оригиналам документов. Также суд вправе заверить выписку из материалов дела, если в него были подшиты юридически значимые документы в оригинале.

После изготовления копий вы должны сдать дело специалисту суда, поставить подпись на учетном листе. Впоследствии можно неоднократно вновь подавать заявление на ознакомление и копирование. С заявлением на копирование может обратиться и ваш представитель, если у него есть доверенность на ведение дела в суде.

Что делать если вы обнаружили нарушения при получении копий

В процессе ознакомления с делом и копированием материалов можно столкнуться со следующими ситуациями:

  • наличие в деле документов, которые были приобщены без ведома сторон;
  • отсутствие в деле документов, которые передавались участниками процесса суду;
  • нарушение нумерации в деле, т.е. умышленное или случайное отсутствие листов.

Указанные обстоятельства могут быть вызваны объективными причинами. Например, суд мог отказать в приобщении документа в дело, о чем вы не знаете. Если же оригинал справки или бланка был возвращен после завершения процесса, в дело должна вшиваться копия. При любых нарушениях вы можете подать частную жалобу (если замечания были выявлены в процессуальных протоколах или иных бланках), либо обратиться на имя председателя суда.

При отсутствии реакции на ваши обращения можно обращаться с жалобами в Департаменты обеспечения деятельности судов. Реквизиты этих органов можно найти на официальных сайтах судов.

Как заверить копию документа в различных ситуациях

подлинник бумаги

Почти у каждого из нас появляется ситуация, когда необходимо предоставлять документацию, заверенную определенным способом. Определенные органы требуют заверения каждого документа должностных лиц. Без выполнения подобных отметок бывает невозможным осуществление некоторых действий.

В основном достаточной является подпись человека, предоставляющего документы. Но в некоторых случаях может потребоваться специальное обозначение от организации или нотариуса.

Для чего может потребоваться такое действие

цели процедуры

Правильное заверение ксерокопий документа означает присутствие всех реквизитов, определенных законодательно. Это дает документу юридическую силу.

Заверенная документация может использоваться для сдачи в суд, налоговую, контрагентам, работникам внебюджетных фондов, предоставления специалистам и пр. Она имеет важное значение в защите интересов и исполнении прав для физических и юридических лиц. Человеку может понадобиться заверенная копия для оформления наследства, в учебное заведение, при трудоустройстве, получения выплат и пенсий, разных имущественных сделок.

Читайте так же:
Доверенность в суд — скачать образец и заполнение бланка

Так, на основании АДПК РФ определяется норматив, по которому в судебные органы должны сдаваться ксерокопии и подлинники документов, заверенные правильно. Иначе решение суда будет отменено или оспорено.

Заверение в организации

проставление печати

Часто в организации становится необходимым выполнение копии документации или выписки из нее. Чтобы копии обладали юридической силой, следует знать о правильности действий согласно нормативам делопроизводства к реквизитам.

После текста на свободном месте единственного или последнего листа многостраничного документа следует указать следующую информацию:

  • пребывание подлинного документа (данный пункт наиболее важен для федеральных органов власти);
  • копия верна;
  • название должности заверяющего лица;
  • подпись заверителя с расшифровкой;
  • дата операции;
  • для отправления документа в другую компанию ставится печать.

Правом на заверение копий обладают специалисты, занимающие руководящие должности и имеющие подобные обязанности.

заполнение реквизитов

Обязательно следует скрепить все листы в соответствии с нумерацией документа, сшиваются они железной скобой или нитью. Место соединения располагается в той зоне, где отсутствует текст.

В области скрепления нити или скобы приклеивается специальная бумага с обозначением числа листов и подписи заверяющего лица. Также ставится печать, одна часть которой располагается на листе с нумерацией страниц, а другая – на документе.

В нормативных актах указывается, что листы многостраничной документации можно не соединять между собой. Но тогда на каждом листе проставляются обозначения, свидетельствующие о правомерности дубликата.

У нотариуса

официальный дубликат

Если нормативными документами установлена потребность в нотариальном заверении копий, то необходимо обращаться к нотариусу, иначе бумага не будет действительной. Это может быть копия паспорта, трудовой книжки или какого-либо приказа.

Нотариус может заверять копии документов при предоставлении их оригиналов, оформление и состав которых выполнены согласно российскому законодательству. Согласно установленным правилам, нотариус определяет личность лица, обратившегося для подтверждения дубликатов документов. При этом проверяется паспорт или другой документ удостоверения личности.

Заверять копии бумаг по доверенности можно лишь в том случае, если она включает подобные полномочия. Ее необходимо составлять по установленным правилам, которые оговорены законами о нотариате.

Но существуют ситуации, когда у него нет прав на заверение дубликатов следующей документации:

  • с грифом секретности;
  • договоров, составленных в письменной форме с нотариально не удостоверенной подлинностью подписей;
  • дипломов об обучении без номера регистрации, подписей лиц;
  • выписок без дипломов;
  • медицинской документации с указанием о заболеваниях и др.

Также определенные требования предъявляются к содержанию и оформлению документов. Нотариус не имеет право на заверение копий следующих бумаг:

  • при наличии в тексте неоговоренных приписок, корректировок, перечеркнутых слов и других исправлений или особенностей;
  • при написании некоторых фрагментов карандашом;
  • при наличии нечитаемых слов, реквизитов, печатей или подписей;
  • при нарушенной целостности;
  • при отсутствии нумерации многостраничного документа, скрепления печатью и сшивки;
  • при наличии факсимильной подписи;
  • при ламинации документа, когда сложно определить его подлинность.

документооборотКак выглядит образец доверенности на право подписи за директора – смотрите здесь.

Если вас интересует, как правильно заполнить трудовую книжку, прочтите эту статью.

Электронные документы

копия бумаги

Электронная документация должна содержать электронную подпись, идентифицирующую владельца сертификата ключа. Сертификат предоставляется физическому лицу, которое действует от собственного имени или юридического лица в соответствии с доверенностью или Уставом.

Данные документы могут использоваться в любых правоотношениях, когда законом не предусмотрено запрета для их применения. Это могут быть товарные накладные, счета-фактуры, акты, заявления, отчеты, счета и договоры.

Не допускается составление в электронном виде документов строгой отчетности.

Заверение иностранной документации для отправки в зарубежные страны

Документация, составляемая в России, обладает юридической силой только на ее пределах. Чтобы придать ей соответствующий статус для зарубежья, следует провести ее легализацию или использовать апостиль.

Легализация осуществляется следующим образом:

  • заверяются копии документа, у нотариуса переводятся на другой язык;
  • в Минюсте подтверждается подлинность реквизитов;
  • в МИДе заверяется печать;
  • документ отправляется в консульство.

Более простым способом заверения иностранных документов является апостиль. Это специализированный реквизит в виде штампа с пунктами, который наносится на лист.

Подробная информация о данных процедурах представлена на следующем видео:

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector