Shchbooks.ru

Электронные книги Books
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Виды делового письма

Виды делового письма.

В управленческой и коммерческой деятельности всегда решаются многочисленные вопросы, при этом часто используется обмен официальными сообщениями ( деловая корреспонденция , деловое письмо ). Деловые письма всегда регистрируются.

Существует не менее пяти видов классификации деловых писем, в основе которых лежат различные классификационные признаки^

1) по функциональному признаку деловые письма можно разделить на две группы:

— письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

— письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

2) по структурным признакам деловые письма делятся также на две группы:

— регламентированные (стандартные) – письма, решающие типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуемые в виде стандартных синтаксических конструкций.

— нерегламентированные – деловые письма, представляющие собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

3) по тематическому признаку проводится условное разделение, на деловую и коммерческую корреспонденцию. Принято считать, что переписка, касаемая экономических, правовых, финансовых и всех других форм деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

4) по признаку адресата деловые письма делятся: на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

5) по композиционным особенностям деловые письма делятся: на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, один вопрос, а многоаспектное — несколько. Также многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, сообщения и предложения.

Деловые письма, в свою очередь, подразделяются на следующие виды:

В таком письме излагается какая-либо просьба, при этом подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первоголица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

В таком деловом письме дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Содержит сообщение о получении какого-либо отправления, о том, что ранее составленный документ остается в силе, подтверждает факт либо действие.

Такое письмо направляется в тех случаях, когда нет возможности получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминании о выполнении действия и меры, которая будет принята в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

Пишется в том случае, когда одна организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В таком деловом письме необходимо указывать время, место и дату проведения мероприятия.

В данном виде делового письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Коммерческие письма, в свою очередь, подразделяются на следующие виды:

Запрос — обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуги); условия, на которых желательно получить товар (услугу); условия платежа; количество и качество товара (услуги).

Оферта и ответ на нее. В таком письме обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). А в ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация) и ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества или количества товаров, сроков поставки и т.п.

В рекламации обязательно указывают:

— основания для предъявления претензий;

— доказательства произошедшего ущерба;

— конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

Новым видом делового письма сегодня является электронная деловая переписка. Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций XXI века, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С точки зрения вышеперечисленной классификации электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем.

Очень сложно разобраться сразу с такой объемной классификацией. Доверьтесь профессионалам. Сотрудники нашей компании быстро подберут необходимый Вам вид делового письма и составят документ в течение одного дня!

Запись на консультацию в г.Одессе производится по телефону 048-771-91-05

Как написать деловое письмо на русском языке

Вы работаете в России или готовитесь приехать сюда на работу? Может быть, среди ваших клиентов и партнёров есть русские? Или же вы просто живёте в России и хотите пожаловаться на сотрудников банка. Есть множество ситуаций, когда вам может понадобиться написать официальное письмо на русском языке. Как же это правильно сделать?

Читайте так же:
Имеет ли право муж на квартиру жены приобретенную до брака

Структура и содержание делового письма

  • название компании, в которой работает автор, её контактные данные, товарный знак;
  • название компании, в которой работает адресат, её контактные данные, должность, фамилия и инициалы адресата;
  • дата, когда было написано письмо (важно: в России мы пишем сначала число, потом месяц, потом год);
  • подпись автора и печать компании;
  • могут быть и другие реквизиты (резолюция, герб, отметка о конфиденциальности и т.д.).

Что написать в тексте письма, уверена, вы знаете и без меня. А вот как написать это по-русски – об этом мы и поговорим дальше!

Фразы-клише в деловых письмах

Язык в деловых письмах всегда очень стандартизирован, и русский язык здесь не исключение. Достаточно выучить основные клише, научиться дополнять их нужными словами – и вы уже мастер деловой переписки!

Обратите внимание, что письмо можно написать:
а) от лица компании:
Компания N. сообщает / благодарит / приглашает и т.д. – самый формальный вариант

б) от лица всех сотрудников (мы):
Сообщаем, благодарим, приглашаем.

в) от себя:
От лица компании, сообщаю, выражаю благодарность, приглашаю. – наименее формальный вариант

А теперь посмотрим, какие клише приняты в деловой переписке на русском языке.

Приветствие

  1. Уважаемый, господин Иванов! / Уважаемая, госпожа Иванова! – самый формальный вариант (так вы обратитесь только к очень большому начальнику или. к министру).
  2. Уважаемый, Михаил Петрович! / Уважаемая, Мария Петровна! – тоже очень формальный стиль. Чаще всего в официальных письмах мы пишем именно так. «Уважаемые господа!» — если мы не знаем, как зовут человека, которому пишем.
  3. В электронной переписке допустимы менее формальные варианты: «Здравствуйте, Михаил Петрович!», «Михаил Петрович, добрый день!», «Михаил, здравствуйте!». Тут многое зависит от степени вашего знакомства с человеком и его должности. Если не знаете, какой вариант предпочесть – скопируйте его обращение. Но человеку, который старше вас по возрасту или находится на более высокой должности, лучше написать: «Уважаемый, . ».
  • Самый распространённый и беспроигрышный вариант – «С уважением, . ».
  • Если пишете партнёрам можно написать: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С надеждой на дальнейшее сотрудничество». Ещё сотрудничество может быть «взаимовыгодным» и «плодотворным».
  • Людям, с которыми вы хорошо знакомы, в электронном письме можете написать и что-нибудь творческое от себя (конечно же, если это не серьёзное формальное письмо).
  • Согласно + чему?: «согласно телефонному разговору», «согласно нашим предыдущим договорённостям», «согласно закону…».
  • В соответствии с + чем?: «в соответствии с телефонным разговором», «в соответствии с ранее достигнутыми договорённостями», «в соответствии с законом …».
  • В ответ на + что?: «В ответ на Ваше письмо», «в ответ на Вашу просьбу», «в ответ на Ваше обращение» и т.п.
  • В связи с + чем? (ростом цен на бензин).
  • По причине + чего? (роста цен на бензин).
  • Ввиду + чего? (роста цен на бензин).
  • В результате + чего? (роста цен на бензин).
  • Вследствие + чего? (роста цен на бензин).
  • Просим Вас + что сделать? (выслать коммерческое предложение), прошу Вас + что сделать? (выслать коммерческое предложение).
  • Будем признательны / Будем благодарны: «Буду очень Вам признателен, если Вы предоставите нам образцы…», «Будем благодарны за помощь в организации мероприятия».
  • Менее формальные варианты: «Не могли бы Вы + что сделать? (выслать коммерческое предложение)», «Будьте любезны/будьте добры + что сделайте? (вышлите нам коммерческое предложение)».
  • «Рады пригласить Вас…», «Компания N. рада сообщить Вам…».
  • «Сообщаем Вам, что …», «Информируем Вас о том, что…», «Компания N. информирует вас о том, что…», «От лица компании, сообщаю ….».
  • «Напоминаем о том, что … », «Компания N. напоминает Вам о том, что … ».
  • «Направляем Вам +что? (коммерческое предложение)», «Высылаем +что? (новые каталоги)».
  • Готовы/Согласны + что сделать?: «Готовы предложить Вам + что? (сотрудничество)», «Готовы предоставить Вам + что? (информацию о продукте)», «Компания N. согласна предложить Вам…» и т.д.

«Благодарим Вас за. », «компания N. благодарит Вас за. », «выражаем Вам благодарность за …», «от лица компании, выражаю Вам благодарность за. » + что? (помощь в организации выставки).

«Вынуждены отказать Вам + в чём? (в поставке товара)», «С сожалением сообщаем Вам + о чём? (о том, что мы вынуждены расторгнуть договор).

Правила оформления и структура деловых писем

Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:

1. Область заголовка.

В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

— предлог «о» + сущ. в предложном падеже: «О поставке автомобилей»;

— «по вопросу о» + сущ. в предложном падеже: «По вопросу о поставке запчастей»;

Читайте так же:
Берут ли в армию с судимостью или условным сроком

— «касательно» + сущ. в родительном падеже: «Касательно заказа на поставку» и т. п.

2. Собственно текст письма.

Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.

* Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

* Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

* Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

* Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу. », «направляю. ». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

* Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

3. Область подписи.

Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.

Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны.

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

— Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

— Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

— Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые

по составу и построению фразы.

— Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

— Неправильное использование слов и терминов.

— Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

— Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

— Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов- синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

— Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.

Заключение

Составление текста делового письма — всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было — регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Все это требует от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

Читайте так же:
Договор дарения квартиры переходят ли долги

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции — задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

Список литературы

1. Веселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов. – М.: Изд-во стандартов, 1990. – 160 с.

2.Загорская, А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции / А.П. Загорская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. – М.: Моск. рабочий, 1992. – 247 с.

3. Рахманин, Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л.В. Рахманин. – М.: Высш. шк., 1982. – 259 с.

4. Тейлор, К. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. / К. Тейлор. – М.: Сол Систем; Финансы и статистика, 1997. – 176 с.

5. Теппер, Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру / Р. Теппер. – М.: Аудит:ЮНИТИ, 1994. – 231 с.

3. Структура делового письма

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества: экономия времени отправителя и адресата; гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути; гарантированность получение вразумительного, четкого ответа.

Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

1. Обращение. 2. Преамбула. 3. Основной текст. 4. Заключение. 5. Подпись. 6. Приложения. Дадим краткую характеристику каждому элементу.

Обращение. Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. В России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый господин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов». Запомните, обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие модного салона. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию, то по сложившейся практике используется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.

Преамбула. Первый абзац письма, в котором изложены причина, побудившая Вас его написать, и его цель. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.

Основной текст. Далее в двух – четырех абзацах должна быть изложена ситуация, выражены ваши мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.

Заключение. Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.

Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.

Приложения. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

4. Требования к оформлению деловых писем

Помимо структуры еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление. Деловое письмо должно иметь следующие реквизиты: 1. Дата. 2. Номер. 3. Ссылка на дату и номер полученного письма. 4. Адресат. 5. Заголовок (отвечающий на вопрос о чем письмо? 6. Текст. 7. Отметка о наличии приложений. 8. Подпись. 9. Отметка об исполнителе.

Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации, физический адрес организации, телефон и факс, web-сайт и e-mail. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Читайте так же:
Как оформить временную регистрацию через МФЦ, документы и сроки

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма. К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему адресату будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Особенности делового письма

Одним из важнейших факторов, определяющих успех делового общения, является умение вести деловую документацию, соблюдение этических норм в сборе, обработке и распространении служебной информации. Сегодня расширение многогранной деятельности любого предприятия, организации или отдельного руководителя невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени [1; 2]. В данной статье мы уделим основное внимание деловым письмам и их оформлению.

Деловое письмо – представляет собой вид документа, который менее жестко регламентирован, чем, к примеру, договор или приказ, имеющий юридическую значимость [3].

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений.

Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации – автора документа [4].

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага [5].

Общие требования к оформлению и стилю изложения делового письма

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов – реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк [6; 7].

Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) – печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Большое количество документов составлено так, как будто их составители никогда раньше не писали деловых писем, не составляли отчетов, актов, протоколов по соответствующим вопросам. Это конечно, следствие отсутствия разработанных типовых документов.

Вновь создаваемый документ не должен дублировать другой уже стандартизованный.

Какая необходимость в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения? Нет никакой нужды вводить письма-удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом, а необходимую информацию изложить устно [8; 9].

Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправки одного документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок. В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже трачено в индексах, дате отправления и теме письма. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма [10; 11].

Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д., переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации. При помощи письменного текста сегодня, как и много лет назад, решаются сложные вопросы взаимоотношения, производственные и коммерческие проблемы. Деловое письмо является серьезным орудием экономической политики, обладая мощнейшим рычагом-каналом официально, юридически и процедурно значимого общения [12].

Список литературы

  1. Игебаева Ф.А. Служебная переписка как составная часть деловой коммуникации // Информационная среда и ее особенности на современном этапе развития мировой цивилизации. Материалы Международной научно-практической конференции. – В 2-х частях. – Ч 1. – Саратов, Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2012. – С.79 – 81.
  2. Игебаева Ф.А. Деловая документация в управленческой деятельности //Мировая наука и современное общество: актуальные вопросы экономики, социологии и права. Материалы международной научно-практической конференции. – 12 декабря 2014. в 2-х частях, Ч.I. Саратов. Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2014. – С.124 – 125.
  3. Игебаева Ф.А. Деловые коммуникации: практикум. – Уфа: «Башкирский ГАУ», 2013. – 176 с.
  4. Карепина А. Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты// [Текст] А. Карепина/ Издательство: Манн, Иванов и Фербер. – 2012. – 248 с.
  5. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенова Ю.М. Деловая переписка: учебно-практическое пособие // [Текст] учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Н.Н.Анодина, Ю.М.Аксенова. – М.: ИНФРА-М. – 2012. – 132 с.
  6. Игебаева Ф.А. Документационное обеспечение управленческой деятельности предприятия. //Основные направления повышения эффективности экономики, управления и качества подготовки специалистов. Сб. статей IX Международной научно-практической конференции. – Пенза: Приволжский дом знаний, 2011. С. 30 – 32.
  7. Лагутина Т.М., Щуко Л.А. Деловое письмо. Справочник// [Текст] учебное пособие/ Т.М. Лагутина, Л.А. Щуко/ – Издательство: Герда. – 2004. – 480c.
  8. Игебаева Ф.А. Роль коммуникаций в системе управления. В сборнике: социальные технологии в менеджменте человеческих ресурсов: российский и зарубежный опыт. Сборник материалов I Международной научно-практической конференции. 2004. С.116 – 119.
  9. Игебаева Ф.А. Репликация культуры общества в контексте профессионального образования. Северо-Кавказский федеральный университет. Георгиевск, 2013. Том Книга 2. № 11. С. 59-60.
  10. Игебаева Ф.А., Леонтьева М.С. К вопросу о необходимости изучения курса «Деловое общение» в аграрном университете. В сборнике: Проблемы и перспективы развития инновационной деятельности в агропромышленном производстве Материалы Всероссийской научно-практической конференции. 2007. С. 251-254.
  11. Игебаева Ф.А. «Interpersonal communications» in formation of professional and communicative competences of students of agrouniversity. В сборнике: Science and Education materials of the V international research and practice conference. 2014. С. 45-47.
  12. Игебаева Ф.А. Некоторые аспекты документационной деятельности в процессе управления предприятием. В сборнике: Инновационные процессы в управлении предприятием и организациями. Сборник статей IX международной научно-практической конференции. Пенза. 2010. С. 36-39.
  • 23 ноября 2020
  • 29 октября 2020

Электронное периодическое издание зарегистрировано в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), свидетельство о регистрации СМИ — ЭЛ № ФС77-41429 от 23.07.2010 г.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector