Shchbooks.ru

Электронные книги Books
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Ошибки оформления трудовых книжек и их последствия

Ошибки оформления трудовых книжек и их последствия

Пока трудовые книжки так и не отменили, этот документ является основным свидетельством трудовой деятельности и трудового стажа работника. Однако с ведением, учётом и хранением таких документов по-прежнему возникают проблемы, а большинство ошибок при ведении кадровой документации связано именно с порядком заполнения трудовых книжек. Халатное отношение к трудовым книжкам может иметь негативные последствия как для работника, так и для работодателя.

Нормативная база

Хорошие новости: от многих проблем и вопросов может избавить чёткое представление о правилах работы с трудовыми книжками. Основные нормативные акты, которые помогут в этом:
1. Трудовой кодекс РФ;
2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
3. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
4. Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 года №117н «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»).
Есть также ряд актов, в которых освещаются специфические вопросы оформления трудовых книжек для различных профессий или категорий граждан, например, Постановление Минтруда РФ от 11 июня 1992 года №21Г «О порядке пересмотра записей в трудовых книжках о причинах увольнения работников с предприятий военно-промышленного комплекса», Письмо Роструда от 15 июня 2005 года №908-6-1 «Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника».
Виды ошибок
▪ При первичном оформлении трудовых книжек
Важно помнить, что по действующему законодательству работодатель – физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на всех работников, а работодатель – физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
Частой ошибкой при оформлении трудовой книжки является невнесение в неё сведений об образовании работника, а также ошибки в написании его имени и отчества. Это связано с игнорированием работодателями требования о внесении соответствующих сведений в трудовую книжку на основании надлежащим образом оформленных документов, в том числе документов, удостоверяющих личность работника, и документов об образовании. Недопустимо внесение каких-либо сведений со слов работника.
▪ В процессе ведения трудовых книжек
Наибольшее количество ошибок допускается при внесении сведений о работе, и прежде всего записи о трудовой функции, порученной работнику в соответствии с трудовым договором. В записи о приёме на работу должны указываться следующие сведения:
– дата приёма на работу;
– наименование структурного подразделения, в которое принят работник (если такое условие содержится в трудовом договоре);
– наименование должности, специальности, профессии, при наличии – с указанием квалификации.
Чаще всего в трудовых книжках отсутствует полное и сокращённое наименование организации перед внесением записи о приёме работника, а в записях встречаются сокращения каких-либо слов.
При внесении в трудовую книжку работника ошибочной записи исправление её возможно только в порядке, установленном Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Такое исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. В разделе трудовой книжки, содержащем сведения о работе, зачёркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путём признания их недействительными и внесения правильных записей.
Оформляя перевод работника на другую должность, работодатель зачастую вносит в трудовую книжку соответствующую запись и при этом заверяет её подписью руководителя и печатью организации. Это является нарушением порядка ведения трудовых книжек, поскольку подпись руководителя и печать организации должны быть внесены в трудовую книжку работника только после записи об увольнении работника. Фактически такая запись не является записью в трудовой книжке, и признать её недействительной нельзя, а значит, исправить запись также не представляется возможным.
▪ При оформлении дубликата и вкладыша трудовой книжки
Дубликат – это надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу трудовой книжки, за исключением совершённых в ней ранее неверных записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих документированных сведений.
Вкладыш – составная часть трудовой книжки, вшиваемая в неё в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Вкладыш оформляется и ведётся в том же порядке, что и трудовая книжка.
Основными ошибками, допускаемыми при оформлении дубликата трудовой книжки, являются:
– перенос в дубликат ошибочных записей (записей, признанных недействительными);
– перенос в дубликат записей на основании ненадлежащих документов;
– перенос в дубликат записей не в полном объёме;
– отсутствие отметки (отметок) об оформлении дубликата.
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, поэтому «новый» работодатель, столкнувшийся с просьбой о выдаче дубликата при оформлении на работу, выдавать его работнику не должен.
Оформление вкладыша чревато следующими ошибками:
– неполное заполнение сведений на титульном листе;
– отсутствие отметки об оформлении вкладыша в трудовой книжке;
– ненадлежащее удостоверение сведений, внесённых во вкладыш при оформлении.
Не связанной с оформлением, но очень распространённой ошибкой работодателей является отказ в своевременной выдаче работнику его трудовой книжки.
Возможные риски
Для работника все проблемы с неправильно оформленными трудовыми книжками можно свести к двум:
– проблемы при дальнейшем трудоустройстве, связанные с некорректной формулировкой причин об увольнении (а это в том числе финансовые потери из-за невозможности своевременно приступить к новой работе), невозможность подтвердить свою работу на конкретной должности;
– невозможность впоследствии доказать свой трудовой стаж (особенно учитывая периодические сбои в информационной системе Пенсионного фонда РФ) при оформлении пенсии. Практика знает случаи отказа ПФР гражданам в назначении пенсии даже на основании того, что сведения в трудовой книжке не соответствуют паспортным данным, а значит, трудовая книжка выдана другому гражданину. Это возможно, если Ф.И.О., указанные в трудовой книжке, в точности не соответствуют паспортным данным (классический случай: в имени Наталия буква «и» заменена на «ь»). Чтобы доказать своё право на пенсию, работнику потребуется представить многочисленные справки из архивов, а зачастую единственным выходом будет восстановление своих прав через суд.
Для работодателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, их халатность может обернуться административной и материальной ответственностью:
– по ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечёт наложение административного штрафа, который для юридических лиц сейчас составляет от 30 000 до 50 000 рублей, или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
– в случае неоправданной задержки выдачи трудовой книжки при увольнении (в том числе по причине несвоевременно исправленных ошибок в её записях) по ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им за период незаконного лишения возможности трудиться заработок.
Нюанс: при выдаче новой трудовой книжки работнику организация взимает с работника стоимость трудовой книжки (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Однако из этого правила есть 3 исключения, когда плату брать запрещено, это:
– неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша к ней;
– порча трудовой книжки не по вине работника;
– массовая утрата трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.

Читайте так же:
Как доказать после смерти мужчины что он был отцом ребенка

Новые правила ведения, хранения и заполнения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года — таблица изменений

С 1 сентября 2021 начинают действовать новые правила заполнения и ведения бумажных трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда №320н от 19.05.2021.

Согласно новому порядку, вносить записи можно будет не вручную, а оттиском штампа, подпись работника под уволнительной записи больше не потребуется, вносить данные в книжку нужно не позднее 5-ти рабочих дней, а при прекращении трудовых отношений — в последний рабочий день. Дубликаты нужно будет выдавать по новым бланкам.

Работодателям по-прежнему нужно вести учет бумажных книжек работников, а также их чистых бланков, но допускается применять для этого можно самостоятельно разработанную форму.

В статье мы собрали в одну таблицу все изменения и нововведения, которые вступают в силу с 01.09.2021 в соответствии с Приказом №320н.

Таблица изменений в заполнении трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

С 1 сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и заполнения бумажных трудовых книжек работников, актуальные правила представлены в Приказе №320 от 19.05.2021, который утвердило Министерство труда и соцзащиты РФ. Обновленные правила будут действовать до 1 сентября 2027 года.

На фоне введения новых правил отменяются следующие нормативные акты, принятые ранее Минтруда РФ:

    — утверждало порядок расчета стажа при утрате документов при ЧС; — содержало инструкцию по заполнению бумажных книжек; — вносило изменения в порядок ведения трудовых книжек.

С 01.09.2021 на смену указанных законодательных актов приходит Приказ №320н, который содержит в своих приложениях новый бланк книжки и вкладыша, а также порядок их ведения и хранения.

Таблица изменений с 1 сентября 2021 года:

Изменение

Пояснения

Новый бланк отличается количество листов, отведенных для отражения сведений о работе и о награждении. Если раньше на каждый раздел отводилось по 10 листов, после чего добавлялся вкладыш, то в новых документах на указание данных о работе отводится 14 листов, о награждении — 7 листов.

Для прочих кадровых мероприятий (прием на работу, переводы, награждения) – 5 рабочих дней.

  • получения от работника заявления о выдаче;
  • получения заявления о переходе на электронные трудовые.

Новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее

Новый бланк трудовой книжки выдается при выдаче дубликата в связи с утерей или порчей исходного документа и выглядит следующим образом:

Новые правила ведения, хранения и заполнения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года - таблица изменений

Новые правила ведения, хранения и заполнения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года - таблица изменений

Новые правила ведения, хранения и заполнения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года - таблица изменений

Для каких работников нужно вести учет в бумажном виде?

Трудовые книжки в бумажном виде по правилам ст. 66 ТК РФ в 2021 году ведутся для следующих категорий работников:

  • подавших заявление о сохранении бумажного учета до конца 2020 года;
  • не подавших заявление о выборе способа учета трудовой деятельности до конца 2020 года и при этом осуществляющих трудовую деятельность на 31.12.2021.

Для указанных выше категорий работодатель вносит записи о кадровых мероприятиях в бумажных трудовые, а также дублирует информацию для Пенсионного фонда, который вносит записи в электронный учет для начисления пенсии. Если такой работник увольняется и устраивается в другую организацию, то новый работодатель по-прежнему обязан вести бумажный учет трудовой деятельности, а также передавать сведения в ПФР.

При желании граждане, кто подавал заявление о сохранении бумажных книжек, в 2021 году могут отказаться от ранее принятого решения и перейти только на электронный учет. Для этого нужно подать соответствующее заявление работодателю, при этом бумажная трудовая будет выдана человеку на руки.

Также подать заявление о переходе на электронные трудовые книжки, согласно ст. 66.1 ТК РФ, в 2021 году могут те работники, кто не подал заявление в связи с тем, что не работал в 2020 году, болел, находился в отпуске, был отстранен от работы с сохранением рабочего места.

Не могут перейти на ведение книжек в электронном виде те работнике, кто не подал заявление до 31.12.2021 о выборе способа учета сведений о работе. Для таких сотрудников работодатели будут вносить записи в бумажные трудовые.

Бумажные трудовые книжки не ведутся в 2021 года для работников, которые:

  • впервые устраиваются на работу в 2021 году (для таких сотрудников учет ведется только в электронном виде, бумажные документы не заводятся);
  • до конца 2020 года подали заявление о переходе на электронный учет (бумажные трудовые им выданы на руки).
Читайте так же:
Добровольная уплата алиментов
Новый порядок ведения журналов учета

В новых правилах, которые начнут действовать с 1 сентября 2021 года, также уточняется порядок учета и хранения трудовых книжек.

Работодателю нужно организовать учет:

  • чистых бланков книжек и вкладышей в них (они хранятся у работодателя в качестве БСО);
  • трудовых книжек работников и вкладышей в них (также хранятся у работодателя на тех сотрудников, которые сохранили бумажный учет).

То есть нужно иметь два отдельных журнала учета, в первом будет отражаться выдача чистых бланков работникам, во втором — учет книжек, принятых от сотрудников.

Учетные книги и журналы работодатель вправе разработать самостоятельно. Типовые формы применять больше не обязательно. Каждый журнал нужно пронумеровать, прошить, заверить подписью и печатью.

Все данные из трудовой книжки разрешили перевести в электронный вид: кому и зачем это нужно сделать

7 марта 2021 года вступит в силу закон, который позволяет перевести все записи из трудовой книжки в электронный вид. Рассказываем, как это работает.

Что случилось

С 1 января 2020 года россияне получили право переходить на электронные трудовые книжки. С этого же времени работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд России (ПФР) все сведения о сотрудниках. Ранее в базу поступали неполные сведения. Например, там не было информации о должностях сотрудника на предыдущих местах работы. Принятые поправки устранили этот пробел. Они позволяют собрать в единую электронную базу сведения о трудовом стаже сотрудников всех российских компаний. Теперь данные в ПФР будут дублировать записи в трудовой книжке.

Сотрудник может в любой момент запросить эти сведения на сайте ПФР. Для этого нужно авторизоваться на портале через учётную запись Госуслуг, зайти в раздел «Электронные услуги и сервисы» и заказать справку о трудовой деятельности.

В документе будут две таблицы с данными о работе. В первой — сведения за период с 1 января 2020 года. Там обязательно указан работодатель, дата приёма на работу, дата увольнения, причины увольнения.

Во второй таблице — данные о работе до 2020 года. В ней всего четыре столбца:

  • порядковый номер;
  • наименование работодателя;
  • дата приёма на работу;
  • дата увольнения.

Новый закон позволяет сотрудникам дополнить сведения о своей работе за период до 2020 года информацией о должности, переводах, причинах увольнений. То есть привести вторую таблицу к тому же виду, что и первая.

Как сообщить в ПФР данные из своей трудовой

Закон ещё не вступил в силу, и точный порядок передачи сведений неизвестен. Возможно, сообщить данные о стаже можно будет через заявление в ПФР или через личный кабинет на сайте фонда, предполагают юристы.

Сколько времени потребуется сотрудникам ПФР на обновление базы и будут ли они сверять информацию от работника с данными из трудовой книжки — тоже вопрос пока открытый, добавляет руководитель департамента кадрового администрирования и сопровождения проектов кадровой компании UNITY Екатерина Киселёва.

Зачем сообщать информацию о работе ПФР

Цифровой формат более надёжный. Электронные документы не потеряешь так, как можешь потерять бумажную трудовую книжку. Это упрощает жизнь и работнику, и работодателю, поясняет главный юрисконсульт «Правокард» Анна Куклева.

Благодаря новому закону:

  • работник, который сообщил ПФР сведения о стаже, сможет быстрее восстановить утерянную трудовую книжку;
  • работник сможет в любое время получить электронную или бумажную выписку из трудовой книжки;
  • работодатель получит доступ к полной информации о трудовой деятельности сотрудника;
  • работодателю будет проще производить налоговые и пенсионные отчисления.

Закон ускорит переход на электронные трудовые книжки, отмечает Екатерина Киселёва: «До сих пор многие сотрудники не были уверены в целесообразности цифрового формата, ведь им приходилось хранить бумажную книжку, чтобы данные обо всех местах работы и трудовых достижениях не потерялись».

Перейти на электронную трудовую книжку в России можно с 2020 года. Если человек согласен на новый формат, работодатель начинает вести учёт сведений о работе только в цифровом виде. Бумажную книжку отдаёт сотруднику на руки. Значит, документ проще потерять.

«Если раньше, например, 10 тысяч трудовых книжек хранилось в одном месте и ответственность за них нёс один работодатель, то завтра он их раздаёт 10 тысячам сотрудников. Поверьте, тысяча потеряет. И неизвестно, что будет с их стажем», — отмечает юрист по трудовому праву Дмитрий Кофанов.

В статье 66 Трудового кодекса написано: трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника. «Сегодня мы переходим на электронную базу данных, а завтра нам скажут: а принесите-ка основной документ. Ведь отказ от бумажной трудовой книжки не означает её уничтожение, записи в ней не утрачивают силу. Она остаётся действующим документом», — подчёркивает Кофанов.

Кому нужно дополнить сведения о работе в первую очередь

В первую очередь нужно обратиться в ПФР сотрудникам с большим стажем, говорит Екатерина Киселёва. Им сложнее восстанавливать данные при утере трудовой, а значит, эти данные надо как можно скорее защитить.

Продублировать записи о работе в электронном виде нужно практически всем сотрудникам, уверен Дмитрий Кофанов. В этом случае неважно, перешли они на электронную трудовую или нет. «Пусть информация о стаже содержится в Пенсионном фонде. Ответственность за её сохранность должна лежать на других людях, а не на вас», — подчёркивает эксперт.

Кому лучше не спешить с передачей сведений в ПФР

Не стоит передавать сведения о работе в электронную базу тем, кому есть что скрывать. Это могут быть, например, сотрудники, которых уволили по статье за пьянство. «У граждан появляется право обратиться в ПФР, а не обязанность. Значит, можно ничего не сообщать, и в базе будет только дата увольнения без указания причины», — уточняет Дмитрий Кофанов.

Читайте так же:
Как взыскать алименты на второго ребенка

Тем, кто впервые устроился на работу в 2020 году или позже, вообще нет необходимости обращаться в ПФР. Все сведения о них уже есть в базе.

Переход на электронные трудовые книжки

Татьяна Гежа,
главный эксперт-консультант Управления обучения клиентов ООО «ТЛС-ПРАВО»

Вот и свершилось то, о чем шли разговоры и давались обещания еще с 2010 года. 16 декабря 2019 года Президент подписал два закона о переходе на «электронные трудовые книжки»:

  • Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
  • Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

В Трудовой кодекс введена новая статья 66.1 «Сведения о трудовой деятельности»

По сути, «сведения о трудовой деятельности» и есть «электронная трудовая книжка», о которой так много говорят.

Итак, в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с 01.01.2020 года каждый работодатель формирует в электронном виде и передает в Пенсионный фонд РФ основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника.

Под основной информацией о трудовой деятельности каждого работника подразумевается:

  • информация о работнике;
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • место работы;
  • вид поручаемой работы;
  • вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
  • должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
  • основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
  • причины прекращения трудового договора.

В соответствии с требованиями Федерального закона № 436-ФЗ сведения о трудовой деятельности работников нужно будет предоставлять в Пенсионный фонд РФ с 01.01.2020 — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место прием, перевод или увольнения. При представлении указанных сведений впервые в отношении работника работодатель одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 у данного работодателя. Если за целый год у работника не происходило никаких изменений, сведения о трудовой деятельности этого работника по состоянию на 01.01.2020 нужно будет предоставить в ПФР не позднее 15.02.2021.

А с 01.01.2021, в случаях перевода на другую постоянную работу — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имел место перевод.

В случаях же приема на работу и увольнения работника — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

В информационных ресурсах ПФР, в индивидуальном лицевом счете физического лица, будет создан раздел «Сведения о трудовой деятельности». В этот раздел и будут подаваться данные сведения.

По какой форме подавать?

4 февраля 2020 года вступило в силу вступило в действие Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений».

Постановлением утверждена форма СЗВ-ТД, а также правила ее заполнения. В целом форма не сложная для заполнения, хотя в некоторых столбцах нужно будет указывать дополнительную информацию. Так, в правилах заполнения представлен классификатор вида мероприятий, которые в виде кода нужно будет указывать в столбце «Сведения о приеме, переводе, увольнении»:

КодНаименование мероприятияПолное наименование вида мероприятий
1ПРИЕМПрием на работу (службу)
2ПЕРЕВОДПеревод на другую работу
3ПЕРЕИМЕНОВАНИЕИзменение наименования страхователя
4УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т. п..)
5УВОЛЬНЕНИЕУвольнение с работы
6ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Если работник принимается на работу в январе 2020 года, то в форме будет указано только одно кадровое мероприятие — прием на работу в 2020 году.

Если же работник увольняется или переводится.

Например, 20.01.2020 работник Сидоров В. В. увольняется из организации «Ромашка» по собственному желанию. В соответствии с п. 1.7. Постановления, при представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 01.01.2020 у данного страхователя. Например, это был только прием на работу. Тогда форма будет выглядеть таким образом:

В каком виде подается отчетность – бумажном или электронном?

В соответствии с п. 1.9. Постановления, в случае если численность работающих у страхователя зарегистрированных лиц менее 25, он может представлять форму СЗВ-ТД на бумажном носителе. Если же численность свыше 25 лиц, страхователь подает СЗВ-ТД только в электронном виде.

Подготовить «сведения о трудовой деятельности» можно будет через бухгалтерскую или кадровую программу, и отправить в ПФ РФ, используя программу по сдаче электронной отчетности. В ближайшее время (конец января-начало февраля) обновления будут сделаны во всех программах. Также Пенсионный фонд обещает создать электронный сервис по подаче данной отчетности, которым возможно будет пользоваться бесплатно.

Бумажная или электронная трудовая книжка?

В дальнейшем, каждый работник должен определиться, как работодатель должен учитывать его трудовую деятельность:

  • в бумажной трудовой книжке (ст. 66 ТК РФ);
  • в электронной форме (сведения о трудовой деятельности, ст. 66.1 ТК РФ).

Для этой цели работодатель по 30.06.2020 должен будет представить всем работникам уведомление о предстоящих изменениях и с просьбой о написании заявления, в каком виде работник хочет продолжать учитывать его трудовую деятельность. По логике закона № 439-ФЗ, заявление должно быть написано каждым работником.

Например, уведомление может выглядеть вот так:

Образец заявления о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде:

Образец заявления о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде:

Информацию о том, какое заявление предоставил работник, также нужно отразить в форме CЗВ-ТД и предоставить в ПФ РФ. Например: Работник Сидоров В. В. подал работодателю заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде 01.06.2020. При этом, по состоянию на июнь 2020 года никаких изменений у работника нет, продолжает работать на тех же условиях, что и ранее. Значит, отдел кадров должен подать в июле 2020 года по данному работнику CЗВ-ТД, в которой нужно указать, какое заявление написано работником и указать дату данного заявления, а также отразить в форме последнее кадровое мероприятие сотрудника в этой организации по состоянию на 01.01.2020 года, если в 2020 году таких мероприятий не было.

В дальнейшем информация о поданном работником заявлении будет храниться в информационных ресурсах ПФР, в индивидуальном лицевом счете физического лица, в разделе «Сведения о трудовой деятельности». Если по какой-то причине работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ, то есть в бумажном виде.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в бумажном виде (ст. 66 ТК РФ), это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. (п. 2 ст. 4 закона № 439-ФЗ).

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (п. 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ).

Работник, подавший заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в бумажном виде (ст. 66 ТК РФ), в дальнейшем будет иметь право подать работодателю этому, или другому, письменное заявление о ведении сведений о его трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Если же работник написал заявление о ведении работодателем его сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ), и работодатель выдал ему на руки его трудовую книжку, передумать и вернуться на ведение трудовой книжки в бумажном виде он уже не сможет.

Лицам, которые поступают на работу после 31.12.2020, открывать и вести бумажную трудовую книжку уже будет нельзя. У таких работников, по умолчанию, сведения об их трудовой деятельности будут вестись сразу же в электронном виде. Лица, которые замещают государственные и муниципальные должности, должности государственной гражданской и муниципальной службы, а также осуществляют другие виды профессиональной служебной деятельности и на которых ведутся трудовые книжки, имеют право в порядке, установленном настоящей статьей, сделать выбор между продолжением ведения их трудовых книжек или предоставлением им сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Если по какой-то причине работник не имел возможности по 31.12.2020 подать работодателю одно из письменных заявлений, он будет иметь право сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам также относятся и те, кто по какой-либо причине по состоянию на 31.12.2020 года не состоял в трудовых отношениях.

Где работник может получить сведения о его трудовой деятельности?

Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:

  • у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);
  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • в ПФР на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
  • с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

  • в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении в день прекращения трудового договора. (ст. 66.1 ТК РФ).

В какой форме работодатель должен предоставлять работнику сведения о его трудовой деятельности?

На данный момент разработан проект Приказа Минтруда России «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения» (по состоянию на 20.12.2019).

Порядок внесения исправления в трудовую книжку

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

  1. Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
  2. Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.

Исправления могут вноситься следующими способами:

  1. Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
  2. Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец документа, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Её можно признать недействительной двумя способами:

  1. Ставится отметка о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
  2. В одной отметке признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

пример запись неверна

Если отметка о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

  1. Организацией, допустившей ошибку.
  2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Исправление организацией, вносившей запись после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

исправление организацией вносившей запись после увольнения

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, отметка признается недействительной и вносится правильная редакция.

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

исправление сведений о награждении

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

  1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
  2. На обложке трудовой делают об этом отметку, и указываю документы, послужившие основанием.

исправление на титульном листе

Таким же образом изменяют и дату рождения.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую отметку также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

В случае если она была внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».

запись аннулирована

Записи, не подлежащие исправлению

Если в данных на титульном листе допущена именно ошибка, а не произошли изменения, то по поводу таких данных существует два мнения:

  1. Исправить ошибку, в порядке, указанном в законодательстве. Мотивируется это тем, что там нет прямого указания, что такие ошибки исправлять нельзя или указания, что исправлять можно только сведения о работе или награждениях.
  2. Оставить все как есть, поскольку на титульный лист можно вносить только изменения.

И в том, и в другом случае может быть много подводных камней. В первом случае организация может попасть в ситуацию, когда внесет исправления недобросовестному работнику, присвоившему чужую трудовую книжку. Во втором случае, работнику придется доказывать, что это именно его документ.

Во избежание таких казусов кадровику при заполнении данных следует быть очень внимательным и заполнять только на основании документа, а работнику внимательно читать данные, перед тем как поставить свою подпись.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector