Shchbooks.ru

Электронные книги Books
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Договор должен быть прошит

Договор должен быть прошит

Нет, только две страницы ДКП или от 2-х листов сшивать, заклеивать место связки и росписи всех, входящие на заклеенный узел

Договор писать нужно на двух сторонах листа, а если пишете на двух листах, то обязательно сшивать

Проверено ЦИАН

Участник программы «‎Работаю честно»

Дкп может быть от 2-х листов и выше, все листы сшиваются и подписываются сзади, на склейке.

Проверено ЦИАН

Участник программы «‎Работаю честно»

А почему нет?! Если каждый лист будет как положено завизирован сторонами, а на последнем будут слова, что настоящий договор составлен на двух листах. Хотя бы степлером только его скрепите. Это мое личное мнение, оно может не совпадать с мнением государственного регистратора.
А в идеале конечно лучше сделать на одном листе, но с двух сторон + оставить место для штампа Росреестра или на двух и более, но сшить как положено.

В законодательстве ГК РФ и ФЗ РФ формулировки данного вопроса нет, можно и не сшивать, но лучше сшить, чтобы договор точно приняли!

Юлия здравствуйте! Договор,составленный более чем на одном листе необходимо прошить, сделать сшивку и стороны договора должны расписаться так же как и после текста договора. Если Ваш договор составлен на двух страницах, распечатайте обе страницы на один лист. Если Вам потребуется квалифицированная помощь при составлении любых видов договоров, рада буду помочь. 8-926-156-37-00, 9261563700@mail.ru

Проверено ЦИАН

Участник программы «‎Работаю честно»

Для обычного оборота документов допускается заключение договора на нескольких листах без сшивания, но на каждом из них подписи сторон. Другое дело — регистрационные действия — только сшитый договор, или двусторонняя печать на одном листе.

Проверено ЦИАН

Участник программы «‎Работаю честно»

Что за бесполезный вопрос, отнимающий время людей, которые читают его, пишут ответы. вместо того чтобы Вам на обороте второго листа отксерить первый лист и закрыть вопрос.

Проверено ЦИАН

Участник программы «‎Работаю честно»

Здесь двоякая ситуация, согласно п. 26 приказа Минюста РФ от 01.07.2002 № 184: «В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, документы, составленные на нескольких листах, должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. Если такое требование к конкретным документам, составленным на нескольких листах, в законодательстве Российской Федерации отсутствует, целесообразно рекомендовать заявителям их прошить, пронумеровать и скрепить печатью и (или) подписью с указанием количества листов в документе. Однако в последнем из названных в настоящем абзаце случаев неисполнение заявителем рекомендации не может являться основанием для отказа в приеме документов, приостановления государственной регистрации, отказа в государственной регистрации (статьи 18 — 20 Закона)».
Таким образом, то, что ДКП должен быть прошит законом не установлено, но регистратор может рекомендовать это сделать (см. внутренние инструкции и приказы). И в данном случае рекомендация становится обязанностью, лишь не выполнение рекомендации по скреплению печатью и (или) подписью с указанием количества листов в документе не может служить основанием для отказа в приеме документов, приостановления государственной регистрации, отказа в государственной регистрации.

Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я

Правильная подготовка документов — дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.

Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам.

Первое — неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты. Но и это не самое опасное в данной ситуации.

Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.

Думаем, что нет необходимости отдельно останавливаться на том, какие плачевные последствия небрежная прошивка может иметь для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом.

Точка зрения законодательных органов

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:

    Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. №БГ-3-09/198.

Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки

Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.

Базовыми, то есть такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

    Обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (пункт 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7 декабря 1992 года).

Прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов.

Пошаговое руководство по прошивке

Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности:

1. Удаляем все булавки, скрепки и другие металлические скрепления из листов документов.

Прошивка документов. Как подшивать документы

2. Ровно и аккуратно в нужной очередности складываем листы, которые будут прошиваться, не забыв при этом проверить правильность их нумерации.

Читайте так же:
Договор между редакцией и издателем

Прошивка документов. Как подшивать документы

3. Берем специальное шило либо, если количество листов не велико, прошивочную иглу и по левому полю документа, сделав отступ около 1.5 см от текстовой части, проделываем 3 сквозных отверстия. Данные отверстия должны быть вертикальными относительно нижней части документа, а расстояние между каждым из них – не менее 3-х сантиметров относительно центральной части листа.

Прошивка документов. Как подшивать документы

4. Отмеряем длину нитки равную 70 см (чуть больше длины вашего предплечья) и продеваем в иголку;

5. Для нашего максимального удобства прошивочные отверстия в дальнейшем тесте инструкции будут пронумерованы от №1 до №3 сверху вниз;

6. После чего, стараясь не сместить листы, продеваем иглу сквозь отверстие №2, оставив один из концов нити с тыльной стороны и следя за тем, что бы он оставался на этом месте на протяжении всего процесса прошивки.

Прошивка документов. Как подшивать документы

7. Затем с лицевой стороны листов пропускаем иглу через отверстие №1;

Прошивка документов. Как подшивать документы

8. Теперь, когда игла вышла с задней стороны документа, снова продеваем ее сквозь отверстие №3, а затем с лицевой стороны проводим через отверстие №2 так, что бы игла с нитью опять оказалась с тыльной стороны листов.

Прошивка документов. Как подшивать документы

Прошивка документов. Как подшивать документы

9. Таким образом, оба конца нашей нити оказались с тыльной стороны листов, продетые через отверстия №2 и №3.

Прошивка документов. Как подшивать документы

10. Отрезаем излишнюю длину нити, не забыв при этом оставить концы длиной около 6-7 см, чтобы связать их в узел.

Прошивка документов. Как подшивать документы

11. Делаем из концов нити узел как можно ближе к листу документа и плотно прикладываем его к тыльной стороне последнего листа.

Прошивка документов. Как подшивать документы

12. Наклеиваем сверху при помощи канцелярского клея лист бумаги размером два на пять сантиметров (наклейка) так, чтобы он закрывал весь указанный узел и частично оставшуюся длину нитей. При этом концы нитей примерно 1-2 см остаются свободными от наклейки.

Прошивка документов. Как подшивать документы

13. На указанном листе бумаги делаем надпись «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на ___ (___ количество прописью) листах» так, чтобы она частично заходила на заднюю сторону последней страницы документа, выходя за пределы наклейки.

Прошивка документов. Как подшивать документы

14. Заверяем данную надпись подписью соответствующего уполномоченного лица и печатью юридического лица. И оттиск печати, и подпись должны захватывать часть последнего из листов, выходя за пределы наклейки.

Прошивка документов. Как подшивать документы

Естественно, осуществление всех вышеуказанных действий не сможет гарантированно на сто процентов уберечь ваше предприятие от неприятностей описанных выше. Однако такой тщательный подход к вопросу прошивки и целостности каждого документа однозначно сведет к минимуму вероятность их возникновения.

Хотите стать полноценным владельцем квартиры? Узнайте нюансы процедуры регистрации договора купли-продажи!

Все сведения о недвижимости вносятся в Росреестр. В том числе – сведения о её владельце.

Смена собственника в результате проведения сделки также обязательно должна быть внесена в информационный банк Росреестра.

Для этого договор купли продажи (ДКП) передаётся в регистрирующий орган. Рассмотрим, действительно ли нужна регистрация этого документа и каковы ее цели.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87 . Это быстро и бесплатно !

Обязательно ли нужно регистрировать сделку?

Если исходить из норм статьи 549 ГК РФ, то сделка считается совершённой с момента заключения договора. Статья 550 ГК РФ констатирует, что юридическую силу имеют только письменные договоры. Однако если речь идёт о сделках с недвижимостью, этого недостаточно.

В п. 2 статьи 558 указано, что сам договор вступает в силу только после его регистрации в Росреестре.

То же положение оглашает статья 551 ГК РФ, устанавливающая регламент регистрации, и статья 131 ГК РФ, утверждающая, что переход права собственности совершается только на основании проведения регистрирующих действий. Кроме этого, законодательством приняты Федеральные законы о регистрации и регламенте деятельности Росреестра:

Указанные источники поясняют, что сделка купли-продажи квартиры подлежит государственной регистрация в обязательном порядке, так как учёт объектов недвижимости происходит посредством их регистрации и внесения в Государственный реестр.

Где это происходит?

В настоящее время существует две основные инстанции, через которые проводятся регистрационные процедуры сделок с недвижимостью:

  1. Территориальное отделение Росреестра.
  2. Многофункциональный центр (МФЦ) «Мои документы».

Сама регистрация купли продажи проводится в Росреестре, куда документы могут попасть как через его территориальное отделение, так и через МФЦ. На правоспособность сделки место подачи документации не влияет. Документация попадёт на регистрацию через МФЦ так же, как и через отделение Росреестра.

А по завершении регистрационной процедуры будут выданы:

  • ДКП с отметкой о регистрации.
  • Выписка из ЕГРН.

Допустимо воспользоваться порталом Госуслуг. В этом случае бумаги для регистрации подаются через интернет, в электронном виде. Но для получения их после регистрации договора, понадобится личное присутствие в отделении Росреестра или МФЦ.

Для граждан, которые заключили договор в нотариальной конторе, имеются преимущества: нотариус вправе передать на регистрацию электронные документы, используя свои полномочия. Этого будет достаточно для оформления перехода права собственности. В этом случае так же потребуется только подойти в регистрирующий орган для получения выписки из ЕГРН.

Как зарегистрировать в Росреестре?

Регистрационные процедуры проводятся по заявлению сторон договора, которое подаётся в территориальное отделение органа несколькими способами:

  1. при личном посещении;
  2. через законного или уполномоченного представителя;
  3. почтой РФ.

В зависимости от установленных в регионе правил, личное посещение возможно:

  • по предварительной записи через Госуслуги;
  • по записи в территориальном отделении;
  • по талону терминала, полученному в тот же день.

По преимуществу приём посетителей в отделениях ограничен, поэтому предпочтительно записаться на приём заранее. Также заранее нужно:

  1. Подготовить пакет документации, составить и подписать договор купли продажи.
  2. Снять копии паспортов, свидетельств о браке и рождении детей.
  3. По образцу, представленному на сайте Росреестра, составить заявление, которое должен подать покупатель и продавец.
  4. Уплатить госпошлину.
  • Скачать бланк заявления о регистрации права собственности
  • Скачать образец заявления о регистрации права собственности на квартиру
Читайте так же:
Алименты с осужденного на ребенка
Какие документы нужны для этого?

В назначенное время, или по номеру электронной очереди, стороны сделки подходят к регистратору и представляют для проверки заявления, составленные договоры и пакет прилагаемой документации.

Перечень пакета документов следующий:

  1. ДКП в трёх экземплярах. Если сторон больше, чем две – по числу сторон, с приложением дополнительного экземпляра для Росреестра.
  2. Паспорта заявителей, при необходимости – свидетельства о рождении детей и свидетельства о браке.
  3. Правоустанавливающий документ – основание вступления продавца в права собственности.
  4. Свидетельство о собственности (полученное до 2016 г.) или выписку из ЕГРН.
  5. Для лиц, состоящих в браке и совместно получивших квартиру, требуется представить нотариально удостоверенное разрешение от супруга.
  6. Если продавец несовершеннолетний или в квартире прописаны несовершеннолетние, предъявляется разрешение от органов опеки и попечительства.
  7. Свидетельства о рождении детей для установления родства с законным представителем (при необходимости).
  8. Нотариальная доверенность для представителей интересов.
  • Скачать бланк согласия супруга на продажу недвижимого имущества
  • Скачать образец согласия супруга на продажу квартиры
  • Скачать бланк доверенности для представителей интересов
  • Скачать образец доверенности для представителей интересов
Нужно ли прошивать ДКП? Другие требования к бумагам

В частности, договор купли продажи, если он оформлен на двух и более листах, должен быть прошит согласно установленным стандартам. Если он не прошит, то контрагенты договора, должны поставить подписи не только в заключительной части, но и на каждом листе документа.

Сроки
  • Сроки регистрации – 10 рабочих дней, если стороны подошли одновременно.
  • При обращении в разное время – 21 рабочий день.
  • Для нотариально удостоверенных сделок – 3 рабочих дня.
Сколько стоит?

Стоимость пошлины составит:

  • 2 тысячи рублей – для физических лиц;
  • 22 тысячи – для юридических.

Лица, с нотариально оформленным договором, пошлину не уплачивают. Документы принимаются под расписку, назначают дату прихода за подготовленной выпиской. В назначенный день новый владелец получает правоустанавливающий и право удостоверяющий документы, на основании которых законно владеет квартирой.

Если документы передаются Почтой РФ, то требуется переслать их заказным письмом с уведомлением о получении. Обязательно нужно сделать опись вложения. С паспортов и свидетельств снимаются копии, которые удостоверяются нотариально и вкладываются в конверт без оригиналов.

Оформление через МФЦ

Службы «Мои документы» были открыты для того чтобы облегчить работу Государственных инстанций, связанную с приёмом документов у населения. Естественно, что обращаться в МФЦ предпочтительнее для самих Служб, занятых непосредственно оформлением документации.

Кроме этого, отделения Росреестра открыты только в областных и краевых городах. Районные центры располагают только МФЦ. В г. Москва Росреестр не ведёт работу с физическими лицами, поэтому здесь тоже необходимо сразу ориентироваться на МФЦ.

В остальных регионах разворачивается активное развитие таких учреждений, поэтому обращение к ним отличается преимуществом:

  • здесь практически отсутствуют очереди;
  • можно прийти по предварительной записи и без неё;
  • приём документов проходит более быстро;
  • здесь можно: снять ксерокопии и уплатить госпошлину;
  • на стенде можно взять образец заявления и написать его.

В остальном процедура регистрации идентична. Если участники сделки подошли без записи, то прямо у входа в терминале они берут талоны, по которым будут обслужены. Если учреждение не обеспечено терминалом, то граждан обслужат в порядке живой очереди.

Расскажем подробнее, как зарегистрировать договор через МФЦ. Этапы процедуры регистрации здесь будут следующими:

  1. оплата пошлины;
  2. составление заявления;
  3. подача документов;
  4. проверка документов регистратором;
  5. приём документов под расписку;
  6. повторный приём.
Перечень документов

Документы подаются те же, что и в отделение Росреестра:

  • правоустанавливающий и право удостоверяющий документы;
  • договора – не менее трёх экземпляров;
  • разрешение супруга (при необходимости);
  • разрешение опеки (при необходимости);
  • свидетельства о рождении и браке (при необходимости);
  • доверенности – для представителей.

Если составлялся акт приёмки квартиры – его тоже нужно предъявить. Если не составлялся – в положение договора должно быть внесено условие приёмки квартиры подписанием ПДКП. Подробнее о том, что такое акт приема-передачи по договору купли-продажи и как его составить, можно узнать тут.

  • Скачать бланк акта приема-передачи квартиры
  • Скачать образец акта приема-передачи квартиры
Госпошлина за государственную услугу и другие расходы

Пошлина устанавливается в твёрдой сумме, поэтому при подаче через МФЦ она не изменяется, так как перечисленная сумма в любом случае поступает в налоговую инспекцию.

Сколько времени займет?

Сроки тоже остаются неизменными, так как их установление регулируется положениями Федерального закона № 218-ФЗ. МФЦ передаёт полученную документацию для обработки в базе данных в тот же день, поэтому дополнительного времени не затрачивается. Через 10 дней, при соблюдении нормативов подачи документов, регистрация будет завершена.

Можно ли расторгнуть ДКП и как это сделать?

Итак, разберемся, как расторгнуть договор купли-продажи после регистрации и возможно ли это.

Регистрация констатирует передачу прав. Но принятые документы ещё не гарантируют вступления в собственность. В течение срока проведения процедуры она может быть приостановлена на месяц:

  • по инициативе регистрирующего органа;
  • по заявлению участников сделки.

После приостановки принимается решение о её продолжении или прекращение, с аннулированием правоспособности договора. Если же сделка состоялась, регистрация завершена, то процедура расторжения возможна, если впоследствии были выявлены нюансы, требующие аннулирования сделки:

  1. Составлением соглашения сторон о расторжении, которое передаётся на регистрацию. Если Росреестр регистрирует соглашение – сделка аннулируется, если нет – подаётся иск в суд, регистрация проводится на основании решения суда.
  2. В одностороннем порядке расторжение допускается только по решению суда. Если суд его примет – выписка передаётся на регистрацию.
  • Скачать бланк соглашения о расторжении договора купли-продажи
  • Скачать бланк искового заявления о расторжении договора купли-продажи жилого помещения
  • Реально ли восстановить договор купли-продажи квартиры, где и как это сделать?
  • Как правильно составить предварительный договор купли-продажи квартиры?
  • Как правильно оформить договор купли-продажи комнаты в коммунальной квартире или общежитии?
  • Сделка через посредника: составляем договор с риэлтором и агентством недвижимости на продажу и покупку квартиры.
  • Секреты составления договора купли-продажи доли в квартире.
  • Как оформить и заключить договор купли-продажи квартиры?
  • Что такое дополнительное соглашение к договору купли-продажи квартиры?
Читайте так же:
Как платятся алименты, если муж не работает официально

Заключение

Куплю продажу квартиры оформляют договором, который, вместе с пакетом документации, передаётся в Росреестр или МФЦ. МФЦ только передаёт документацию в кадастровую службу, но правоспособность этого учреждения равноценная. В Росреестре сведения о сделке вносятся в реестр недвижимости, после чего новому собственнику выдаётся выписка из ЕГРН, а в договоре ставится соответствующая отметка.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

8 (800) 350-29-87 (Москва)
8 (800) 350-29-87 (Санкт-Петербург)

Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

Фото: как сшивать документы

Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей. Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив. Но на практике это совершенно не так. Архив зачастую не принимает документ, если нарушено какое-либо правило делопроизводства. Приходится все делать заново.

Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться. Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки.

Какие нормы регулируют эту процедуру

Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:

  • Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
  • Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:
    • приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
    • инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
    • методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.

    Прошивка дела

    Оформляем обложку

    Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки. Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так. Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения:

    • Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.
    • Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер.
    • И последний вид – документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет. Он требует обложку из твердого картона. Поскольку период хранения довольно большой, то следует позаботиться о том, чтобы документ имел надлежащий вид и был пригоден для использования через такой промежуток времени. К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона.

    Оформление документацииПосмотреть правила и образец заполнения расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 можно в этой статье.

    Если вас интересует, что такое ОКАТО – ознакомьтесь с этим материалом.

    Нумерация листов

    Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом.

    Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

    Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

    • Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
    • В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
    • В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. Несмотря на это, их также нумеруют в общем порядке.
    • Лист большего формата разворачивают и нумеруют в верхнем углу справа. Подшивать его нужно за один край, чтобы можно было беспрепятственно развернуть и прочитать текст документа.
    • Касательно листов, на которые приклеены другие фрагменты, и которые невозможно разъединить, то нумеруется такой лист как один. Но в этом случае нужно на свободном месте или на обороте составить опись приклеенных фрагментов. При составлении общей описи в примечаниях или в заверительной надписи указывается, что на таком-то листе наклеен документ (его название), о чем составлена опись на листе. Обычно это могут быть фотографии, чеки или вырезки. Если же такой документ прикреплен степлером или приклеен с одного края, то он нумеруется так же, как и все остальные. Сведения об этом в описи не указываются.
    • Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
    • Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.

    Оформление документов

    Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива.

    При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый. На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть.

    Опись на документ

    Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но и иметь свою опись. В ней содержатся следующие сведения:

    • название данного документа;
    • дата составления описи;
    • аннотация;
    • непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
    • в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).

    Опись дела

    После этого свою подпись ставит делопроизводитель с указанием его ФИО.

    Процесс сшивания

    Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой. Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило. Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.

    Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы. Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки. Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов.

    Иногда рекомендуют для того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить полосы из картона в месте прошивания спереди и сзади. Через эти полоски и пройдет нить. Длина нитки зависит от стопки, стандартный размер – около 70 см.

    Алгоритм прошивки на 3 дырки:

    1. Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
    2. Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
    3. Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
    4. Снова пускаем нить в среднее отверстие.
    5. Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

    Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.

    Прошивать документ следует дважды, чтобы обеспечить его надежность и сохранность.

    Вы можете посмотреть процесс подшивки архивной папки на следующем видео:

    Заверение документа

    После того, как дело уже пронумеровано и прошито, необходимо сделать заверительную надпись. Что же она собой представляет? Это лист бумаги размером 4 на 6 см. На этой наклейке делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)». Количество пишется и цифрами, и буквами. Затем следует указать должность того, кто прошил документы, его подпись и дату. Если дело заверяется печатью, то это также отмечается.

    Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

    Какие документы и для чего нужно сшивать

    Архив организации

    Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный. Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия.

    Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские. Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми.

    Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.

    Для налоговой инспекции и для архива подходит одинаковый способ сшивания, описанный выше. Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение (свыше 10 лет), то ее прошивают на 5 отверстий. И учитывайте, что бумага для заверительной надписи также нужна особая – папиросная. Это делается для того, чтобы отчетливо был виден узел, что препятствует возможному нарушению целостности документа.

    Не забывайте о том, что прошивать документы имеет право тот человек, у которого это прописано в должностной инструкции. Некачественная прошивка может быть использована против вас, если не досчитаются какого-либо важного листа, или он будет изменен.

    Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

    Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

    Если документы сшиты неправильно

    1. Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
    2. Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
    3. Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.

    Какие документы нужно сшивать и зачем?

    Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.

    Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.

    • архивные;
    • бухгалтерские;
    • кадровые;
    • на проверку.

    Основные регламенты

    Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.

    Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.

    Подготовка документов к сшиванию

    Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:

    1. Оформление обложки.

    • Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
    • Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
    • Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

    Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.

    3. Нумерация.

    Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

    • Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
    • В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
    • Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
    • Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
    • Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
    • Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
    • При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.
    • организацию и название документа;
    • дату подшивки и срок хранения;
    • подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
    • количество документов и подпись с указанием ФИО.

    Возможные варианты сшивания

    • Классический способ – при помощи иглы и нитки. Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.
    • При помощи шуруповерта и плотной веревки. Подходит для объемных материалов.
    • С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.
    • При помощи переплетного станка. Используют такой вид сшивания только в типографии.

    Необходимые материалы для сшивания документов нитками

    • иголки (разных размеров), шило, нитки, веревки или шпагат;
    • обложку;
    • заверительный лист;
    • ножницы и клей;
    • дырокол (при необходимости).

    Процесс сшивания документов

    Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать:

    1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом). Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.

    Прошивание документов

    2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.

    Как прошивать документы

    3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.

    Документы сшивание

    4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.

    Сшивание документов

    5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее. Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.

    Сшитые документы

    6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.

    7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.

    8. Ставим печать и подпись.

    Как сшивать документы правильно (видео)

    Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов:

    Прошивка большого объема документов

    Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки. Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.

    Прошивка документации при помощи станка (видео)

    Видео инструкция по использованию станка для прошивки документов, с помощью которого можно выполнить работу в течение нескольких минут:

    голоса
    Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector